HubSpotでチケットが特定のパイプラインステージに更新されたら、データを抽出しCal.comで予約を登録する

■概要

HubSpotのチケット管理は便利な反面、特定のステージに進んだ顧客への日程調整などを手作業で行うことに手間を感じていませんか。特に、予約ツールとしてCal.comを利用している場合、HubSpotからの情報転記や登録作業に時間がかかり、対応漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、HubSpotのチケット更新を起点に、Cal.comへの予約登録を自動化し、こうした日程調整業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで管理する顧客への日程調整を、Cal.comと連携して効率化したいと考えている方
• 手作業での情報転記や予約登録に時間を取られているカスタマーサポートや営業担当の方
• HubSpotとCal.comを活用した、一連の顧客対応フローを自動化し、業務を最適化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotのチケットが特定のステージに更新されると自動でCal.comに予約登録が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのデータ抽出や予約登録に伴う、情報の入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、対応品質の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとCal.comをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、チケットが特定のパイプラインステージに到達した場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、HubSpotのチケット情報から予約登録に必要な情報を抽出します
5. 最後に、Cal.comの「予約を登録する」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を元に予約を自動で登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、自動化の対象としたいHubSpotのパイプラインステージを条件として任意に設定してください
• Cal.comで予約を登録するアクションでは、前のステップで取得したHubSpotのチケット情報などを活用し、予約内容を任意に設定してください

■注意事項

• ‍‍HubSpot、Cal.comのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください