■概要
HubSpotのチケットでイベント開催などを管理し、Eventbriteで手動でイベントページを作成していませんか？
この一連の作業は定型的でありながら、情報の転記ミスや対応漏れが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、HubSpotでチケットが特定のステータスに更新されるだけで、Eventbriteでのイベント作成までを自動化できます。HubSpotとEventbriteの連携をスムーズにし、イベント準備の初動を迅速かつ正確に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケットで管理している情報を、手作業でEventbriteに登録しているご担当者様
- HubSpotからEventbriteへの情報転記におけるミスや、イベント作成の遅れをなくしたい方
- イベント運営に関わる定型業務を自動化し、企画などのコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでチケットのステータスが更新されると自動でEventbriteにイベントが作成されるため、手作業での登録時間を短縮できます
- HubSpotからEventbriteへの手作業での情報転記がなくなるため、イベント情報の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとEventbriteをYoomに連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のパイプラインを指定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、チケットが特定のステータスに更新された場合のみ、後続の処理が実行されるよう条件を指定します
- 次に、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出」を設定し、HubSpotのチケット情報からイベント作成に必要な情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでEventbriteの「イベントを作成」を設定し、AIが抽出した情報などを活用してイベントを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Eventbriteでイベントを作成するアクションでは、イベントのタイトルや説明、日時といった各項目に、前段のHubSpotトリガーで取得した値やAIが抽出した値を変数として埋め込むことが可能です
- また、会場情報や主催者情報など、毎回固定となる項目については、あらかじめテキストで値を設定しておくといった柔軟なカスタマイズができます
■注意事項
- HubSpot、EventbriteのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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