■概要
Outlookのタスク機能とNotionを併用し、日々の業務管理を行っているものの、それぞれの情報を手作業で転記することに手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の条件に合致するタスクが作成された際に、自動でNotionのデータベースへレコードを追加することが可能です。OutlookとNotion間の面倒な連携作業を自動化し、タスク管理と情報集約をスムーズに行います。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのタスクとNotionのデータベースを連携させ、手作業での転記をなくしたい方
- OutlookとNotion間での情報転記における、入力漏れや反映の遅れを防ぎたい方
- 特定のタスクのみを自動でNotionに集約し、情報管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでタスクが作成されると、設定した条件に基づき自動でNotionへレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記をなくすことで、入力内容の間違いや連携漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとNotionをYoomに連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件（例：タスクの件名や重要度など）で処理を分岐するように設定します
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報をNotionのデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、どのタスクリストを監視の対象とするか、任意のタスクリストIDを設定してください
- 分岐オペレーションでは、Notionにレコードを追加する条件を任意で設定できます。例えば、タスクの件名に特定のキーワードが含まれている場合のみ処理を実行する、といった設定が可能です
- Notionでレコードを追加するデータベースは、任意のデータベースIDを指定して設定してください
■注意事項
- Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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