■概要

PDFや画像で受け取った書類の内容を、手作業でテキスト化しNotionに入力する作業に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、NotionのデータベースにPDFファイルを追加するだけで、OCR機能が自動で抽出したテキスト情報を対象のレコードに追記するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで書類管理を行い、PDFや画像からテキストへの変換を手作業で行っている方
• PDFからのテキスト抽出の作業を自動化し、入力の手間やミスをなくしたいと考えている方
• 定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• NotionにPDFを追加するだけで自動でテキスト化されるため、これまで手作業で行っていたテキスト抽出の作業時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで「分岐する」アクションを設定し、特定の条件（例：PDFファイルが存在する場合など）で後続の処理に進むように設定します
4. 次に、オペレーションで、Notionの「レコードを取得する」アクションを設定し、対象ページの情報を取得します
5. 次に、オペレーションで、Notionの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、ページに追加されたPDFファイルをダウンロードします
6. 次に、オペレーションで「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
7. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を対象のレコードに追記します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、ファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です
• Notionのレコードを更新するアクション設定では、OCR機能で取得した値だけでなく、固定のテキスト値を入れたり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です

■注意事項

• NotionとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924