■概要

kintoneで管理している顧客や案件情報をもとに、Zoomでオンラインミーティングを設定する際、手作業での情報転記やURLの貼り付けに手間を感じていませんか。このような手作業は、対応漏れやURLの貼り間違いといったミスを引き起こす原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、kintoneとZoomの連携が自動化され、kintoneにレコードが登録されるだけで、Zoomミーティングの作成からkintoneへの情報反映までが完結します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとZoomを併用し、オンラインでの商談や打ち合わせを頻繁に行う営業担当者の方
• 手作業によるミーティング設定や情報転記の工数を削減したいと考えているチームリーダーの方
• kintoneとZoomの連携による業務自動化の具体的な方法を探しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に、Zoomミーティングの作成とURLの転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、ミーティングURLの貼り間違いや設定漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとZoomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します
4. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を活用してミーティングを作成します
5. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、作成されたミーティングURLを元のレコードに反映します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomでミーティングを作成する際に、ミーティングのトピックや議題などに、kintoneから取得した会社名や案件名といった情報を変数として設定できます
• kintoneのレコードを更新する際に、作成したZoomミーティングのURLやIDを、kintoneアプリ内のどのフィールドに登録するかを任意で指定することが可能です

■注意事項

• kintone、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398