kintoneに特定のレコードが登録されたら、Zoomでミーティングを作成しレコードに追加する

■概要

kintoneで管理している案件情報をもとに、都度手作業でZoomミーティングを作成し、発行されたURLをkintoneに転記する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneに特定のレコードが登録されるだけで、Zoomミーティングの作成からURL情報のレコードへの自動反映までを完結できます。kintoneとZoomを連携させることで、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintone上で顧客管理や案件管理を行い、Zoomでの打ち合わせが多い営業担当者の方
• kintoneとZoom間の情報転記作業に、多くの時間を費やしている方
• kintoneとZoomを活用した業務フローの自動化で、チーム全体の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に、Zoomミーティングの発行からURLの登録までを自動化できるため、手作業にかかっていた時間を削減できます
• 手動でのURLコピー＆ペーストが不要になるため、会議URLの貼り間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、円滑な会議運営を支援します

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとZoomをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの詳細情報を取得します
4. 次に、オペレーションの分岐機能で、取得したレコード情報をもとに後続の処理を行うかどうかの条件を設定します
5. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定します
6. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、作成されたZoomミーティングのURLを元のレコードに反映させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのオペレーションでは、レコードを取得・更新する際に、対象となるフィールドや反映させる値を任意で設定できます。固定値だけでなく、前段で取得した情報を変数として活用することも可能です
• 分岐機能では、kintoneから取得したレコードの特定の項目を条件に、Zoomミーティングを作成するかどうかといった後続の処理を自由にカスタマイズできます
• Zoomでミーティングを作成する際に、ミーティングのトピックや議題を、kintoneから取得した案件名や顧客名といった情報を用いて動的に設定できます
• kintoneのレコードを更新する際、どのレコードを更新対象とするかの条件や、どのフィールドにZoomミーティングのURLを登録するかなどを柔軟に設定できます

■注意事項

• kintone、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398