Airtableにファイルがアップロードされたら、OCRを行い結果を追加する

■概要

請求書や領収書などの画像ファイルから、オンラインツールを使ってテキスト情報を手入力で転記する作業は、手間がかかる上にミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローは、Airtableにファイルがアップロードされると、自動でOCRが画像からテキストを抽出し、結果をレコードに追記します。これまでツールで行っていた手作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• OCRツールを使い、手作業でデータ入力を行っている方
• Airtableでファイル管理などを行っており、テキスト情報の転記作業を効率化したいと考えている方
• 画像ファイルからの文字起こしやデータ入力におけるヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Airtableにファイルをアップロードするだけで、自動でテキストが抽出・追記されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが添付されているレコードの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでAirtableの「レコードのファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のフィールドに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Airtableのトリガー設定では、対象としたいベースID、テーブルID、またレコードの登録を検知するためのCreated Timeフィールドを任意で設定してください。
• OCR機能では、画像やPDFファイルの中からテキストを抽出したい範囲や項目を任意で設定することが可能です。
• Airtableのレコードを更新するアクションでは、OCR機能で取得したテキスト情報を、どのフィールドに反映させるかを任意で設定してください。

■注意事項

• AirtableとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。