kintoneでレコードが登録されたら、OCRで読み取り、新規Googleドキュメントに結果を追加する

■概要

kintoneにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手作業でテキスト化する業務に手間を感じていませんか。目視での確認や手入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に添付ファイルがOCRで読み取られ、その内容が自動で新規Googleドキュメントに追加されるため、データ入力の手間を省き、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintone上で帳票管理をしており、手作業でのデータ転記に課題を感じている方
• 紙媒体で受け取った書類をデータ化する業務が多く、効率化を検討している方
• kintoneとGoogleドキュメントを連携させ、情報管理を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録からOCRでの読み取り、Googleドキュメントへの記録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します
2. トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します
3. オペレーションでkintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」と「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーとなったレコードの添付ファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」を設定して、ダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します
5. オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」を設定します
6. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、作成したドキュメントを任意のフォルダに格納します
7. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、OCRで読み取った結果をドキュメントに追記します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneの各アクションでは、対象とするレコードのIDやファイルキーなどを、固定値または前のステップで取得した情報をもとに設定してください
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタマイズ可能です
• Googleドキュメントを作成するアクションでは、ドキュメントのタイトルを任意の値に設定してください
• Google Driveでファイルの格納先を変更するアクションでは、格納したいフォルダを任意で指定してください
• Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、OCRの読み取り結果など、前のステップで取得した情報を含めて書き込む内容を自由に設定できます

■注意事項

• kintone、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。