■概要

請求書や契約書など、スキャンしたPDFの内容を手作業でドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、kintoneにファイルが追加されると、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google ドキュメントとして新規作成します。手作業で行っていたファイル変換業務を自動化することで、入力ミスを防ぎながら業務効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneで請求書などのPDFファイルを管理し、内容を手入力している方
• スキャンしたPDFをドキュメントなどに変換する作業を効率化したい方
• OCR機能を活用して、紙媒体のデータ化や転記作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのファイル追加を起点に、スキャンしたPDFをドキュメントに変換する作業が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Google Drive、Google ドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを指定します。
5. 最後に、Google ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションと、Google Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、OCRで抽出したデータをGoogle ドキュメントに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneの各アクションでは、対象のアプリやフィールドを任意で指定できるほか、固定値や前のステップで取得した情報を変数として設定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（例：会社名、請求金額、日付など）を任意でカスタマイズすることが可能です。
• Google ドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、kintoneから取得した情報などを用いて「【取引先名】請求書_YYYYMMDD」のように任意で設定できます。
• Google Driveのオペレーションでは、作成したドキュメントを格納するフォルダを任意で指定できます。

■注意事項

• kintone、Google Drive、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。