■概要
プロジェクト管理において、メールで受けた依頼内容をZoho Projectsなどの管理ツールへ手作業で転記するのは手間がかかり、転記漏れや入力ミスが発生する可能性もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、メールで受信した依頼内容をAIが自動で解析し、Zoho Projectsへプロジェクトを自動で作成できます。API連携のようにシステムを繋ぎ、プロジェクト管理に関する定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Projectsを活用中で、メールからのプロジェクト作成を手作業で行っている方
- API連携などを活用したプロジェクト管理の自動化で、業務効率化を目指すチームリーダーの方
- Slackへの手動通知に手間を感じており、情報共有の迅速化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からZoho Projectsでのプロジェクト作成、Slack通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なプロジェクト管理の実現に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho ProjectsとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomメールを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します
- 次に、オペレーションでZoho Projectsを選択し、「プロジェクトを作成」アクションで、抽出したデータをもとにプロジェクトを作成します
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、関係者へプロジェクト作成完了を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文から抽出したい項目を任意でカスタムできます
- Zoho Projectsのプロジェクト作成では、プロジェクト名や説明欄に、前段のAI機能で抽出した値を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です
- Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルを任意で設定でき、メッセージ本文も固定テキストだけでなく、前段で取得した値を変数として埋め込むことができます
■注意事項
- Slack、Zoho ProjectsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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