Zoho Projectsでフェーズが作成されたら、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを送る

■概要

プロジェクトの進捗管理でZoho Projectsをご利用の際に、新しいフェーズが作成されるたびに手動でチームに共有するのは手間がかかるうえ、伝達漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Zoho ProjectsのAPIを活用して、新しいフェーズが作成された情報を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知することが可能です。プロジェクトの進捗状況を素早く共有し、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Projectsでの更新内容を、手作業でMicrosoft Teamsに転記しているプロジェクトマネージャーの方
• プロジェクトの進捗共有を自動化し、チーム内の情報伝達の速度と正確性を高めたい方
• 手作業による定型業務の効率化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Projectsでフェーズが作成されると自動で通知が飛ぶため、これまで手動での共有に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
• 手作業による情報伝達の遅延や共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、プロジェクトの進捗状況を最新の状態でチームへ共有できます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho ProjectsとMicrosoft TeamsをYoomに連携してください
2. 次に、トリガーでZoho Projectsを選択し、「フェーズが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定することで、作成されたフェーズに関する情報が自動で通知されます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Projectsのトリガー設定では、通知の対象としたい任意のポータルIDを設定してください
• Microsoft Teamsのオペレーション設定では、メッセージを通知したい任意のチームIDおよびチャネルIDを設定してください。また、メッセージ内容は、トリガーで取得したプロジェクト名やフェーズ名などの動的な情報を含めて自由にカスタマイズが可能です

■注意事項

• ‍‍Zoho Projects、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。