Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたら、HubSpotから取引を取得して返信する

■概要

Microsoft Teamsでの顧客対応中に、関連情報を確認するため都度HubSpotを開いて検索するのは手間ではありませんか？この手作業は対応の遅れや確認ミスに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの投稿をきっかけに、HubSpotから自動で取引の情報を取得して、瞬時に返信することが可能になります。これにより、コミュニケーションを円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとHubSpotを使い、取引情報の取得や連携に手間を感じている方
• HubSpotの取引データを迅速に取得し、顧客対応のスピードを向上させたいと考えている方
• 手作業による情報検索をなくし、チーム内の情報共有を効率化したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの画面から離れることなくHubSpotの取引情報を自動で取得できるため、アプリ間の画面遷移や検索の手間を削減できます。
• 手作業での検索や情報転記が不要になるため、検索キーワードの間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、投稿されたメッセージからHubSpotの検索に必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「取引を検索（キーワード検索）」アクションで、抽出した情報を元に取引データを検索します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」を設定し、取得した取引情報をスレッドに返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、このワークフローを起動させたい任意のチームIDとチャネルIDを設定してください。
• AI機能のテキスト抽出では、HubSpotでの検索に必要な情報を正確に抜き出すためのプロンプトを任意で設定してください。
• HubSpotの検索オペレーションでは、AI機能で抽出したどの値を検索キーワードとして使用するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。