HubSpotで重要なチケットが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットについて、重要なものを見逃したり、担当部署への共有が遅れたりしていませんか？手動での確認や通知作業は手間がかかるだけでなく、対応遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることが可能です。HubSpotのチケット管理における通知を自動化し、迅速な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotのチケット機能を活用し、顧客対応の速度と質を向上させたいと考えている方
• Microsoft Teamsを社内の主要な連絡ツールとしており、チケットの自動通知を行いたい方
• 手作業によるチケットの確認や共有作業をなくし、サポート業務を効率化したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotでチケットが作成されると指定の条件に基づいて自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます
• 通知の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なチケットへの対応を確実なものにし、顧客満足度の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、チケットの優先度など特定の条件に応じて、後続の処理を分岐させます
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotのトリガー設定では、チケットの作成をチェックするポーリング間隔（起動間隔）を任意で設定できます
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチームやチャネルを自由に指定することが可能です
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したチケット名や説明といった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタムできます

■注意事項

• HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。