Microsoft Teamsで送信された内容が承認されたら自動返信する

■概要

Microsoft Teamsでの申請や依頼に対し、都度内容を確認して承認者へ依頼し、承認後に返信する作業は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Microsoft Teamsでのメッセージ受信をきっかけに、AIによる要約から承認依頼、承認後の自動返信まで、一連の承認プロセスを自動化します。これにより、手作業による手間や確認漏れといった課題を解消し、業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの承認依頼対応に時間がかかり、業務が滞りがちな方
• 手作業での承認プロセスに起因する返信漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
• 自動承認プロセスを推進し、チームの生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsでのメッセージ受信から承認依頼、返信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます
• 自動承認プロセスにより、依頼の見落としや承認後の返信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容を要約します
4. 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、要約した内容を基に承認依頼を送信します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」アクションを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーでは、監視対象とするチームIDおよびチャネルIDを任意に設定してください
• AIによる「要約する」オペレーションでは、要約対象のテキストや要約の条件を、実際の運用に合わせて設定してください
• 「承認を依頼する」オペレーションでは、「承認内容の詳細」に、AIが要約したテキストなど、前のステップで取得した情報を活用して設定してください
• 最後のMicrosoft Teamsで返信するオペレーションでは、返信先のチームID、チャネルID、メッセージIDを指定し、返信メッセージの内容も任意に設定が可能です

■注意事項

• ‍‍Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。