SmartHRで従業員が新規登録されたら、ウェルカムメールを送信しSlackへ通知する

■概要

新しいメンバーの入社は喜ばしい一方、人事担当者の行う入社手続きは多岐にわたります。特にSmartHRへの情報登録後、個別に行うウェルカムメールの送信や関係部署へのSlack通知は、対応漏れのリスクや作業負荷の高さが課題となりがちです。

このワークフローは、新入社員のオンボーディングプロセスにおける一連の連絡業務の自動化を実現します。SmartHRに従業員情報が新規登録されると、自動でウェルカムメールの送信とSlackへの通知が実行され、スムーズでミスのない受け入れ体制を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRを利用し、新入社員の入社手続きを効率化したい人事労務担当者の方
• 手作業での連絡に手間を感じ、新入社員のオンボーディング自動化に関心のある方
• 新メンバーへの歓迎体験を標準化し、受け入れプロセスを改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRへの登録をトリガーにメール送信やSlack通知が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます
• 連絡業務の自動化により、通知漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな受け入れ体制を構築できます

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、新入社員宛のウェルカムメールを作成します
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係部署へ入社の通知を行います

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メール送信のオペレーションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文の内容も自由にカスタマイズが可能です。SmartHRから取得した従業員名などを変数として本文に埋め込むことで、パーソナライズされたメールを自動で送信できます
• Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルを任意で指定できます。また、本文には固定のメッセージだけでなく、SmartHRから取得した従業員情報を含めることも可能です

■注意事項

• SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。