Microsoft Teamsで送信された内容が担当者にて承認されたら自動返信する

■概要

Microsoft Teamsでの確認依頼や承認のたびに、担当者への連絡や返信を手作業で行っていませんか？多数の依頼が飛び交うと、対応漏れや遅延のリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに特定のメッセージが送信された際に、担当者への確認依頼と、確認後の自動返信までを一気通貫で自動化できます。煩雑な承認プロセスを自動化することで、対応の迅速化と抜け漏れ防止に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの確認や承認依頼の対応に手間を感じている方
• 承認プロセスの自動化を推進したい業務改善担当者の方
• チーム内の依頼対応の抜け漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 承認プロセスの自動化により、手動での返信作業が不要になるため、担当者の対応時間を短縮できます。
• 依頼の見落としや返信忘れといったヒューマンエラーを防止し、より確実なコミュニケーションを実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、内容を確認する担当者へ依頼を送信します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」アクションを設定し、担当者の対応が完了したら自動で返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
• 「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」アクションでは、返信先のチームID、チャネルID、元のメッセージIDを設定します。また、返信メッセージには固定のテキストや、事前のアクションで取得した値などを組み合わせて自由に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。