DropBoxにPDFファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Googleドキュメントに追加する

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などのPDFファイル。その内容を確認し、手作業でドキュメントに転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、指定のGoogleドキュメントに内容を追記するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存した請求書などのPDF情報を、手作業で転記している方
• OCR機能を活用して、紙やPDF書類のデータ化業務を効率化したいと考えている方
• DropboxとGoogleドキュメントを連携させ、書類管理を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取からGoogleドキュメントへの転記までが自動化され、手作業の時間を短縮します。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropBoxとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropBoxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• DropBoxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能のオペレーションでは、読み取りたいPDFファイルの中から抽出したい項目を任意で設定できます。
• Googleドキュメントのオペレーションでは、テキスト情報を追記したい対象のドキュメントファイルを任意で指定してください。

■注意事項

• Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。