毎日、HubSpotの期限間近な見積もりをSlackで通知する

■概要

HubSpotで見積もりを作成しているものの、有効期限の管理が煩雑になっていませんか？毎日手動で期限の近い見積もりを検索し、確認するのは手間がかかるうえ、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にHubSpot内の期限間近な見積もり情報を自動で検索し、Slackへ通知できるため、見積もりの管理業務を効率化し、失注リスクの低減に繋がります。

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■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで見積もりを作成・管理しており、期限の確認を手作業で行っている営業担当者の方
• チームの見積もり状況を正確に把握し、失注防止の仕組みを構築したい営業マネージャーの方
• 手動での見積もり検索やリマインド業務の工数を削減し、営業活動を効率化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• 毎日自動でHubSpot内の見積もりを検索して通知するため、これまで確認作業に費やしていた時間を短縮し、より重要なコア業務に集中できます。
• 手動での確認作業による見落としや、更新対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとSlackをYoomと連携します。
2. トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日午前9時」など、定期実行したいスケジュールを設定します。
3. オペレーションでHubSpotを選択し、「見積もりを検索する」アクションで有効期限が近いものを抽出する条件を設定します
4. 次に、オペレーションで「テキスト生成機能」を設定し、取得したデータを整形し、通知文を生成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackを選択し「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成した通知文を送ります。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで設定されているSlackへの通知は、投稿先のチャンネルを任意で設定できます。例えば、営業チーム全体のチャンネルを指定して情報共有を促したり、マネージャーのダイレクトメッセージに通知して個別確認を依頼するなど、運用に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。

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■注意事項

• HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。