指定日時にfreee人事労務で残業申請の一覧を取得し、Microsoft Teamsで通知する

■概要

freee人事労務での残業申請の確認は、定期的に発生するものの見落としが許されない重要な業務です。しかし、都度ログインして確認する作業は手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にfreee人事労務から残業申請の一覧を自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知できるため、確認作業の効率化と漏れの防止に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務での残業申請の確認・取得業務を効率化したい人事労務担当者の方
• 残業申請の見落としを防ぎ、勤怠管理の正確性を高めたいと考えている管理職の方
• 手作業による定期的な情報取得業務を自動化し、コア業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にfreee人事労務から自動で残業申請の情報を取得するため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
• 申請情報を自動でMicrosoft Teamsに通知することで、手動確認による見落としや伝達漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee人事労務とMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションでfreee人事労務の「残業申請の一覧取得（ステータスで指定）」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションの「分岐機能」を使い、残業申請が1件以上ある場合のみ、後続のアクションが実行されるように条件を設定します。
5. 次に、オペレーションで「AI機能」のテキスト生成アクションを設定し、Microsoft Teamsへの通知内容を作成します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成した内容を任意のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時を「毎日9時」や「毎週月曜日10時」など、業務に合わせて自由に設定可能です。
• freee人事労務では、情報を取得する対象の事業所IDや、申請のステータス（例：申請中、承認済など）を任意で指定できます。
• 分岐機能では、「取得した残業申請の件数が1件以上の場合」など、後続のオペレーションを実行する条件を柔軟に設定することが可能です。
• AI機能によるテキスト生成では、通知メッセージを作成するためのプロンプトを自由にカスタムでき、定型文やfreee人事労務から取得した申請者名などの情報を変数として設定できます。
• Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチャネルやメンション先を任意で設定でき、本文も固定値のほか、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込むなどのカスタマイズが可能です。

■注意事項

• freee人事労務、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。