Outlookで契約書ファイルを受信したら、OCRを行い結果をKnackに追加する

■概要

Outlookで受信する契約書ファイルの内容を確認し、手作業でKnackなどのデータベースに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付ファイルのOCR処理からKnackへのレコード追加までを自動化できるため、契約管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する契約書の管理をKnackで行っている法務や営業担当の方
• 契約書の内容を手作業でデータベースに入力しており、工数や入力ミスに課題を感じている方
• 契約管理に関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からKnackへの情報登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとKnackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの機能を利用し、トリガーとなったメールの添付ファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しいレコードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意に指定できます。
• OCR機能の設定では、契約書ファイルから抽出したい項目（例：会社名、契約日、金額など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
• Knackにレコードを追加する際に、OCRで抽出した情報や固定のテキストを、Knackのどの項目に登録するか自由にマッピングできます。

■注意事項

• Outlook、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。