定期的にGoogleスプレッドシートからレコード情報を取得し、コラボフローのグループ情報を一括更新する

‍■概要

コラボフローのグループ情報を定期的に更新する際、人事異動や組織変更のたびに手作業で対応していませんか？
件数が増えるほど作業は煩雑になり、入力ミスや更新漏れのリスクも高まります。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle スプレッドシートの情報を基に、コラボフローのグループ情報の一括更新を自動化できます。これにより、面倒な手作業から解放され、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで管理している情報を基に、コラボフローのグループを手動で更新している方
• 定期的な組織変更に伴うコラボフローのメンテナンス作業を効率化したい情報システム担当者の方
• 手作業による情報更新での入力ミスや漏れをなくし、データ精度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュール設定に基づき、Google スプレッドシートからコラボフローへのグループ情報更新が自動で実行されるため、定期的な手作業の時間を削減できます。
• 手作業による転記ミスや更新漏れを防ぎ、コラボフローのグループ情報を常に正確な状態に保つことで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このワークフローを起動したい日時を指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、更新対象の情報を取得します。
4. 次に、繰り返し処理機能で、取得したレコード情報をもとに、1件ずつ処理を繰り返すよう設定します。
5. 繰り返し処理の中で、コラボフローの「グループ情報の更新」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を反映させます。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、更新が完了したことがわかるようにステータスなどを変更します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、このワークフローを実行したい日時（毎月1日、毎週月曜日など）を任意に設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、参照するスプレッドシートやシート、レコードを検索・更新する際の条件などを、実際の運用に合わせて設定します。
• 繰り返し処理機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した一覧データを変数として指定し、繰り返し処理の条件を設定してください。
• コラボフローのオペレーションでは、スプレッドシートから取得したどの情報を、グループ情報のどの項目に反映させるかを任意にマッピングします。

■注意事項

• Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。