■概要
退職者情報などを管理しているGoogle スプレッドシートを元に、HRMOSで手動で利用停止の対応を行っていませんか？ この作業は件数が多くなると手間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスにも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を元に、毎朝決まった時間にHRMOSの利用停止処理を自動で実行できます。定期的なアカウント棚卸し業務の負担を軽減し、より正確な管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSでの社員アカウント利用停止処理に手間を感じている人事担当者の方
- Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業でアカウントを停止している管理者の方
- HRMOSに関する定型業務を自動化し、セキュリティ管理を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール起動でGoogle スプレッドシートの情報を元に処理が自動実行されるため、手作業での対応時間を削減できます
- 手作業による利用停止の対応漏れや対象者の間違いを防ぎ、セキュリティリスクの低減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとHRMOSをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動させたい時間を設定します
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、利用停止対象の社員リストを取得します
- ループ機能を設定し、取得した社員情報をもとに一人ひとりに対して処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、HRMOSの「社員を利用停止ステータスに変更」アクションを設定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことをシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを起動させたい曜日や時間などを任意で設定してください
- Google スプレッドシートからレコードを取得する設定では、対象となるファイルのスプレッドシートIDやシート名を指定してください
- ループ処理の設定では、Google スプレッドシートから取得した情報のうち、繰り返し処理を行いたい項目（社員情報など）を指定します
- HRMOSで社員を利用停止にする設定では、Google スプレッドシートから取得した社員IDなど、どの情報をキーにして対象者を特定するかを任意で設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
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