■概要
特定の情報に関するメールを受け取るたびに、手作業でGoogle 検索を行っていませんか。こうした繰り返し発生するリサーチ業務は時間がかかるだけでなく、本来集中すべきコア業務を妨げる一因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Google 検索の実行からAIによる結果の要約、そして通知までをすべて自動化することが可能です。このGoogle 検索のautomationによって、情報収集のプロセスを効率化し、必要な情報を素早く入手できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にOutlookのメール内容をもとに、Google 検索で情報収集を行っている方
- 手作業でのリサーチ業務に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない方
- Google 検索のautomationを実現し、情報収集のプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信を起点にGoogle 検索と要約、通知までを自動化するため、手作業での情報収集にかかっていた時間を短縮します。
- 検索キーワードの入力ミスやコピペによる転記ミスを防ぎ、必要な情報を正確かつ迅速に取得することで、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle 検索をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から検索に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogle 検索の「検索結果を取得」を設定し、抽出した情報をもとに検索を実行します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、取得した検索結果を要約します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、要約した内容を指定のアドレスに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガーでは、監視対象のメールフォルダIDや、起動のきっかけとなる件名のキーワードを任意で設定してください。
- AIのテキスト抽出では、メール本文から検索クエリとして使用したい情報を自由に指定して抽出することが可能です。
- Google 検索のアクションでは、任意の検索エンジンIDを設定したり、AIで抽出した情報以外にも検索クエリを追加したりできます。
- AIのテキスト生成では、取得した検索結果の要約や通知文の作成など、目的に応じてプロンプトを自由にカスタマイズできます。※プロンプトの文字数によって消費タスク数が変動します。
- Outlookの通知メールでは、送信先アドレスや件名、本文を自由に設定でき、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Outlook、Google 検索のそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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