BoxにExcelファイルが格納されたら、RPAでJPGに変換しOutlookに通知する

■概要

日々の業務で、ExcelファイルをJPG形式に変換して共有する作業に手間を感じていませんか。特に、定期的に発生する報告資料の共有など、単純ながらも時間を要する作業は業務効率の低下に繋がります。このワークフローを活用することで、Boxに特定のExcelファイルを格納するだけで、JPGへの変換からOutlookでの関係者への通知までを自動化できます。手作業によるファイル変換のプロセスをなくし、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで管理しているExcelファイルをJPGに変換して共有する業務を頻繁に行う方
• 手作業によるファイル形式の変換とOutlookでのメール通知に手間やミスを感じている方
• 定型的なファイル処理を自動化し、生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納を起点に、JPGへの変換と通知が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能です。
• 手動での変換作業で起こりうる保存形式の間違いや、Outlookでの通知漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがExcelファイルの場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 続いて、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで、条件に合致したファイルをダウンロードします。
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをJPG形式に変換する操作を自動化します。
6. データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換後のファイル名など、必要な情報を抽出します。
7. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、抽出した情報を本文に含めて関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。また、ファイルをダウンロードするアクションでも対象のコンテンツIDを指定可能です。
• 分岐機能では、ファイル名や種類といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを起動させるための条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、操作対象のページURLや取得したいテキストなどを設定できます。また、各項目には固定値だけでなく、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。
• 正規表現によるデータの抽出では、抽出したい文字列のパターンを自由に設定でき、前段のアウトプットから必要な情報のみを抜き出すようカスタマイズできます。
• Outlookのメール送信設定では、宛先（To/Cc/Bcc）や件名、本文を任意に設定できます。本文には、前段のオペレーションで取得した情報を変数として差し込むことも可能です。

■注意事項

• Box、OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。