■概要
HRMOSに蓄積された社員の基本情報を、定期的にGoogle スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか？ この手作業による更新は、ヒューマンエラーを誘発する可能性があり、常に最新の情報を維持するための負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてHRMOSから社員の基本情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを更新できるため、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSの基本情報を手作業で取得し、社員リストを管理している人事・労務担当の方
- HRMOSとGoogle スプレッドシートを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
- 社員データの転記ミスや更新漏れを防ぎ、常に正確な情報を維持したいデータ管理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的なスケジュールに基づき、HRMOSから基本情報を自動で取得し更新するため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます
- システムが自動でデータを処理するので、手作業によるコピー＆ペーストのミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「スケジュール起動」を選択し、このワークフローを実行したい頻度（毎日、毎週など）を設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新対象となる社員リストを取得します
- 続いて、「繰り返し処理」のオペレーションを設定し、取得した社員リストの行数分、後続の処理を繰り返すようにします
- 繰り返し処理の中で、HRMOSの「社員の業務基本情報を取得」アクションを設定し、各社員の最新情報を取得します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、HRMOSから取得した情報で該当のレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのレコードを更新するオペレーションでは、更新したい項目に対して固定の値を入力したり、前段のHRMOSから取得した社員名や部署名などの情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
