■概要
フォームからの依頼内容をもとに、都度Microsoft Excelで見積書を作成し、手作業でメール送付する業務に手間を感じていませんか？ このワークフローは、Microsoft Excelの雛形を利用して、フォームへの回答をきっかけに見積書作成からメール送付までを自動化します。手作業による転記ミスや送付漏れを防ぎ、見積書発行業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelを使った見積書作成とメール送付を手作業で行っている方
- Microsoft Excelを利用した見積り業務の自動化を検討している方
- フォームからの問い合わせが多く、迅速な見積書送付を目指すチームの担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動で見積書が作成・送付されるため、手作業の時間を削減し、より迅速な顧客対応が可能になります。
- 手作業による金額の転記ミスや宛先間違いなどを防ぎ、正確な見積書を顧客に届けることで、信頼性の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、フォームの回答内容をもとに「Microsoft Excelで書類を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでYoomのメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで作成した見積書を添付して自動送付するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、見積書作成に必要な会社名や商品、数量といった項目を、任意の項目名や回答種別で自由に設定可能です。
- メールの送付アクションでは、通知先を任意のアドレスに設定したり、フォームで取得したメールアドレスに自動で送付したりできます。また、件名や本文は固定値だけでなく、フォームで取得した会社名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
