Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Backlogに課題を追加する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Backlog

を自動連携できます。

■概要

Web会議後の議事録作成や、タスクの洗い出し、Backlogへの課題登録に手間を感じていませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、抜け漏れなどのミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Web会議が始まると自動で内容を文字起こしし、要約した上でBacklogに課題として追加する一連の流れを自動化できます。会議後の面倒な事務作業を効率化し、重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

定例会議など、定期的なWeb会議の文字起こしとBacklogへのタスク登録を効率化したい方
手作業による議事録からのタスク転記で、登録漏れや内容の間違いなどのミスを防ぎたい方
プロジェクト管理において、会議で決定した事項を迅速かつ正確にBacklogへ反映させたい方

■このテンプレートを使うメリット

Web会議の開始をトリガーに、文字起こしからBacklogへの課題追加までが自動で実行されるため、議事録作成やタスク登録にかかる時間を削減できます。
手作業による転記が不要になることで、タスクの登録漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の精度向上に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、BacklogをYoomと連携します。
次に、トリガーで「Web会議トリガー」を選択し、フローボットを起動したいWeb会議のURLなどを設定します。このトリガーにより、会議が開始されると自動で音声の文字起こしが実行されます。
次に、オペレーションで「要約機能」を選択し、文字起こしされたテキストを要約するように設定します。
最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、要約された内容などを引用して課題を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Web会議トリガーでは、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください。
要約機能では、要約の条件や文字数を任意でを設定することが可能です。
Backlogへの課題追加アクションでは、プロジェクトや課題の件名、詳細などを任意で設定できます。前段のオペレーションで取得した要約結果などを引用し、課題の内容を自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

BacklogとYoomを連携してください。
Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。

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使用しているアプリについて

Backlog

YoomではBacklogのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Backlogへ課題やコメントを自動的に追加したり、kintone、Googleスプレッドシート、Salesforceなどの様々なSaaSとBacklogの情報を簡単に連携できます。また、YoomのデータベースにBacklogのプロジェクト情報や課題情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。

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