メールを受け取ったらAIでデータを抽出して、Asanaにタスクを追加する

■概要

取引先からの依頼メールなどを確認し、都度Asanaに手作業でタスクを転記する業務に手間を感じていないでしょうか。手動での入力は時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Asanaとメールの連携を自動化でき、受信したメール本文からAIが必要な情報を抽出してAsanaへタスクを自動で追加するため、タスク管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

メールで受けた依頼をAsanaで管理しており、転記作業に手間を感じている方
Asanaへのメール連携を手作業で行っており、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方
定型的なメールからのタスク作成を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

特定のメールを受信すると自動でAsanaにタスクが追加されるため、手作業での転記やタスク作成にかかっていた時間を短縮できます。
Asanaへのメール連携が自動化されることで、手作業による情報の転記ミスや、重要な依頼のタスク化漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、AsanaをYoomと連携します。
次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、特定のアドレスでメールを受信したらフローが起動するようにします。
次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメールの本文などからタスク作成に必要な情報を抽出します。
最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、AIが抽出した情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

メールトリガー機能では、Yoomが発行するメールアドレスの一部を任意の値にカスタマイズできるほか、特定の件名や本文を含むメールのみを対象とするような条件設定も可能です。
AI機能によるテキスト抽出では、抽出元のテキストとして受信したメールの本文などを指定し、タスク名や担当者、期日といった抽出したい項目を任意に設定できます。
Asanaのタスク追加設定では、タスク名や担当者、プロジェクトなどの各項目に、固定のテキストや前段のフローで取得した情報を変数として自由に割り当てることが可能です。

■注意事項

AsanaとYoomを連携してください。

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