■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストをもとにOutlookでメールを送信する作業は、定期的でありながら手間のかかる業務ではないでしょうか。この手作業による繰り返しはヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートとOutlookの連携を自動化し、特定の条件に合致するデータをまとめてメール送信できるため、こうした定型業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートのリストをもとにOutlookで定期的にメールを送信している方
- 手作業でのメール送信による送信漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎたいと考えている方
- Google スプレッドシートとOutlookを連携させ、定型的なメール送信業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートから条件に合うデータを抽出し、Outlookで自動でメール送信できるため、手作業での転記や送信作業の時間を短縮します。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なメール送信を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「手動でフローボットを起動」を設定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、メール送信の対象となるデータを取得します。
- 続いて、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したデータをもとにメールを作成し送信します。
- 次に、取得したレコードの数だけ処理を繰り返すため、「同じ処理を繰り返す」アクションを設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、送信済みなどのステータスを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートからレコードを取得する際、対象のスプレッドシートやシート、検索条件を任意で設定できます。これにより、「未対応」の行のみを抽出するなど、柔軟な条件設定が可能です。
- Outlookで送信するメールの宛先は任意で設定でき、件名や本文には、Google スプレッドシートから取得した値を動的に埋め込むことができます。
- メール送信後にGoogle スプレッドシートのレコードを更新する際、設定項目に「送信済み」などの固定値を入力したり、前段で取得した値を変数として埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
