コラボフローで承認が完了したら、文書概要をGoogle Chatに自動通知する
コラボフローで承認が完了したら、文書概要をGoogle Chatに自動通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
コラボフロー
と
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
コラボフローで文書の承認が完了した際、その都度、関係者に文書の概要を共有する作業に手間を感じてはいないでしょうか。手作業での共有は時間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーとして、対象文書の概要を自動で取得し、指定のGoogle Chatへ即座に通知できます。これにより、情報共有の手間とミスをなくし、スムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローで承認された文書の概要を、手作業で関係者に共有している方
- 申請承認後の情報連携にタイムラグや漏れがあり、課題を感じているチームリーダーの方
- ワークフローシステムとチャットツールを連携させ、業務の自動化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローで文書が承認されると自動で概要が通知されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知漏れや、文書概要の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「文書の概要取得」アクションを設定し、トリガーで受信した情報をもとに文書の概要を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した文書の概要を任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローで文書の概要を取得する際に、対象のインスタンス名やアプリケーションコード、文書IDなどを任意で設定してください。
- Google Chatへの通知では、通知先のスペースを任意に設定できるほか、本文に固定テキストや前段で取得した文書概要などを組み合わせて設定できます。
■注意事項
- コラボフロー、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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