DropboxでファイルがアップロードされたらOCRし、Google Apps Scriptでスクリプトを自動で実行する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google Apps Script

と

Dropbox

を自動連携できます。

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などの内容を確認し、手動でGoogle Apps Scriptを実行する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内の文字情報をOCRで自動で抽出し、その内容をもとにGoogle Apps ScriptのAPIを通じてスクリプトを自動で実行できるため、定型的なデータ処理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

DropboxとGoogle Apps Scriptを連携させ、ファイル処理業務を自動化したいと考えている方
OCRで読み取った情報を活用し、Google Apps ScriptのAPIを使った処理を自動実行したい方
手作業によるデータ入力やスクリプト実行の手間とミスを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

DropboxへのファイルアップロードからGoogle Apps Scriptの実行までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるデータの転記ミスや、スクリプト実行のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptを選択し、抽出した文字情報を変数として活用して、任意のスクリプトを実行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知したいフォルダを任意で設定してください。
OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したいテキストの範囲や項目を任意で設定することが可能です。
Google Apps Scriptのオペレーションでは、OCR機能で取得したテキスト情報を変数として受け渡し、実行するスクリプトに動的に組み込めます。

■注意事項

Dropbox、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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使用しているアプリについて

Google Apps Script

YoomではGoogle Apps ScriptのAPIとノーコードで連携し、API経由で自動的にスクリプトを実行することが可能です。例えば、毎日指定の時間にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行したり、SalesforceやNotionなどの他サービスでのイベントをトリガーにスクリプトを実行するといったことが可能です。