Gmailで特定のメッセージを受信したら、Google Apps Scriptでシートを複製する

■概要

Gmailで特定のメッセージを受信した後、都度Google Apps Scriptを手動で実行し、Google スプレッドシートを複製する作業は手間がかかる上に、対応漏れや設定ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailでの特定メール受信をトリガーに、Google Apps Scriptを自動実行してシートを複製できるため、課題を解消し、業務の正確性と効率性を高められます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する特定メールを元に、Google Apps Scriptで定型処理を行っている方
• Google Apps Scriptを用いたシート複製作業の自動化に関心のある業務担当者の方
• 手作業による繰り返し作業を減らし、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると自動でGoogle Apps Scriptが実行されるため、これまで手作業で行っていたシート複製などの時間を短縮できます。
• 手作業によるスクリプトの実行忘れや、条件設定の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の信頼性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。この設定で、指定したキーワードを含むメールを受信した際にフローが起動します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptを選択し、「スクリプトを実行」アクションを設定します。ここで、複製処理などを行いたいGoogle Apps Scriptの関数を指定することで、メール受信時に自動でスクリプトが実行されます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させる条件となるメールのキーワードや、フローの起動間隔を任意で設定してください。これにより、特定のプロジェクトや報告に関するメールのみを対象とすることができます。
• Google Apps Scriptのオペレーション設定では、実行したいスクリプトの実行可能URLと、実行する関数名を正確に指定してください。これにより、意図した通りのスクリプト処理が実行されます。

■注意事項

• Gmail、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。