■概要
Zoho Invoiceで作成した請求書、特にステータスが下書きのものを定期的に確認し、手動でメール送信する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、任意のタイミングで下書き状態の請求書を自動で抽出し、メールで送信する一連の流れを自動化できます。Zoho請求書の送信業務における確認漏れや送信忘れを防ぎ、請求業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Invoiceでの請求書発行や送信作業に追われている経理担当者の方
- Zoho請求書の定期的な送信プロセスで、確認漏れなどのミスを減らしたい方
- 請求書関連の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 任意のタイミングでZoho請求書の送信が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた確認や送信業務の時間を短縮します。
- システムが下書き請求書を自動でチェックして送信するため、人的な確認漏れや送信忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho InvoiceをYoomと連携します。
- 次に、 トリガーで「手動でフローを起動する」を設定し、任意のタイミングで実行できるようにします。
- 次に、オペレーションでZoho Invoiceの「請求書の一覧を取得する」アクションを設定し、ステータスが下書きの請求書を取得します。
- 取得した請求書データ一つひとつに対して処理を行うため、「繰り返し機能」のオペレーションを設定します。
- さらに、「分岐機能」のオペレーションを設定し、ステータスが下書き（draft）の請求書のみを送信対象とするよう設定します。
- 最後に、オペレーションでZoho Invoiceの「請求書をメールで送信する」アクションを設定し、対象の請求書を自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 請求書をメールで送信する際の件名や本文は、任意で設定してください。
■注意事項
- Zoho InvoiceとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプラン以上の有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
