「新しい取引先の情報をZoho Invoiceに登録するのが面倒…」
「別のツールで管理している連絡先をZoho Invoiceに移す際、すでに登録済みか一件ずつ確認するのが手間…」
このように、Zoho Invoiceへの連絡先登録に関する手作業に、時間や手間がかかっていると感じていませんか？
もし、他のサービスで新しい連絡先が追加された際に、Zoho Invoiceに登録済みかどうかを自動で検索し、未登録の場合のみ情報を自動で追加できる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、請求書発行などのより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Zoho Invoiceの連絡先を自動で検索・登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleコンタクトで連絡先が作成されたら、Zoho Invoiceで重複を検索し登録する
試してみる
■概要
GoogleコンタクトとZoho Invoiceの両方で顧客情報を管理している場合、それぞれのアプリに情報を手入力する手間や、登録前の重複確認が負担になることがあります。特に、Zoho Invoiceで請求先を登録する際は、既存の連絡先を検索して確認する作業が欠かせません。
このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録を起点として、Zoho Invoiceに同じ連絡先が既に存在するかを自動で検索し、存在しない場合のみ新規登録を実行するため、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとZoho Invoiceで顧客情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
- Zoho Invoiceでの連絡先登録前の検索や確認作業を自動化し、ミスを減らしたい方
- 顧客データの一元管理を目指し、手作業による情報連携を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録を起点に、Zoho Invoiceへの連絡先の検索から登録までを自動化し、手作業でのデータ入力時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや重複確認の漏れを防ぎ、正確な顧客データをZoho Invoiceに保持することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとZoho InvoiceをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Invoiceを選択し、トリガーで取得した情報をもとに「連絡先を検索」するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Zoho Invoiceに該当の連絡先が存在しない場合に後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Zoho Invoiceを選択し、「連絡先の作成」アクションを設定し、新規登録を行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GoogleコンタクトからZoho Invoiceに新規作成する連絡先の情報は、氏名や会社名、メールアドレスなど、連携したい項目を任意で選択し、設定できます。
■注意事項
- GoogleコンタクトとZoho InvoiceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoho Invoiceに未登録の連絡先のみ情報を追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Googleコンタクトに新しい連絡先が作成された際に、Zoho Invoiceで重複を検索し、未登録の場合のみ自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho Invoice／Googleコンタクト
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleコンタクトとZoho Invoiceをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピーする
- Googleコンタクトのトリガー設定とZoho Invoiceのアクション設定
- トリガーをONにして、フローが起動するかを確認する
Googleコンタクトで連絡先が作成されたら、Zoho Invoiceで重複を検索し登録する
試してみる
■概要
GoogleコンタクトとZoho Invoiceの両方で顧客情報を管理している場合、それぞれのアプリに情報を手入力する手間や、登録前の重複確認が負担になることがあります。特に、Zoho Invoiceで請求先を登録する際は、既存の連絡先を検索して確認する作業が欠かせません。
このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録を起点として、Zoho Invoiceに同じ連絡先が既に存在するかを自動で検索し、存在しない場合のみ新規登録を実行するため、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとZoho Invoiceで顧客情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
- Zoho Invoiceでの連絡先登録前の検索や確認作業を自動化し、ミスを減らしたい方
- 顧客データの一元管理を目指し、手作業による情報連携を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録を起点に、Zoho Invoiceへの連絡先の検索から登録までを自動化し、手作業でのデータ入力時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや重複確認の漏れを防ぎ、正確な顧客データをZoho Invoiceに保持することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとZoho InvoiceをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Invoiceを選択し、トリガーで取得した情報をもとに「連絡先を検索」するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Zoho Invoiceに該当の連絡先が存在しない場合に後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Zoho Invoiceを選択し、「連絡先の作成」アクションを設定し、新規登録を行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GoogleコンタクトからZoho Invoiceに新規作成する連絡先の情報は、氏名や会社名、メールアドレスなど、連携したい項目を任意で選択し、設定できます。
■注意事項
- GoogleコンタクトとZoho InvoiceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1:GoogleコンタクトとZoho Invoiceのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.Googleコンタクトの登録方法
Googleコンタクトについては、上のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
2.Zoho Invoiceの登録方法
以下のZoho CRMのナビをご覧ください。同じ手順で連携可能です。
ステップ2:テンプレートのコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Googleコンタクトで連絡先が作成されたら、Zoho Invoiceで重複を検索し登録する
試してみる
■概要
GoogleコンタクトとZoho Invoiceの両方で顧客情報を管理している場合、それぞれのアプリに情報を手入力する手間や、登録前の重複確認が負担になることがあります。特に、Zoho Invoiceで請求先を登録する際は、既存の連絡先を検索して確認する作業が欠かせません。
このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録を起点として、Zoho Invoiceに同じ連絡先が既に存在するかを自動で検索し、存在しない場合のみ新規登録を実行するため、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとZoho Invoiceで顧客情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
- Zoho Invoiceでの連絡先登録前の検索や確認作業を自動化し、ミスを減らしたい方
- 顧客データの一元管理を目指し、手作業による情報連携を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録を起点に、Zoho Invoiceへの連絡先の検索から登録までを自動化し、手作業でのデータ入力時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや重複確認の漏れを防ぎ、正確な顧客データをZoho Invoiceに保持することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとZoho InvoiceをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Invoiceを選択し、トリガーで取得した情報をもとに「連絡先を検索」するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Zoho Invoiceに該当の連絡先が存在しない場合に後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Zoho Invoiceを選択し、「連絡先の作成」アクションを設定し、新規登録を行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GoogleコンタクトからZoho Invoiceに新規作成する連絡先の情報は、氏名や会社名、メールアドレスなど、連携したい項目を任意で選択し、設定できます。
■注意事項
- GoogleコンタクトとZoho InvoiceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
コピーできたら、「OK」ボタンを押してください。
ステップ3:Googleコンタクトでコンタクトが作成されたら起動するトリガー設定
まずは、自動化のきっかけとなるトリガーの設定を行いましょう。
「コンタクトが作成または更新されたら」をクリックしてください。
Googleコンタクトと連携するアカウント情報が正しく設定されているのを確認し、「次へ」ボタンを押しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、トリガーの動作テストを行います。
Googleコンタクトにログインし、テスト用のコンタクトを作成しましょう。
※ 今回は、 Googleコンタクトに作成したコンタクトが、Zoho Invoiceの連絡先に存在しない想定で進めます。
コンタクト作成後、Yoomの画面に戻り「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストが正常に完了すると、先ほど作成したコンタクト情報が取得した値に反映されます。
確認後、「完了」ボタンを押しましょう。
※取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用可能です。
ステップ4:Zoho Invoiceで連絡先を検索する
次に、ステップ3でGoogleコンタクトに作成したコンタクトがZoho Invoiceの連絡先に存在するかどうかを、メールアドレスをもとに検索して確認する設定を行いましょう。
「連絡先を検索」をクリックします。
Zoho Invoiceと連携するアカウント情報を確認し、次のページに進んでください。
メールアドレス欄には、Googleコンタクトから取得した値の「メールアドレスのリスト」が設定されていますので、確認しましょう。
※取得した値を使用することで、フローが起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
テストボタンをクリックし、テストが成功したら設定を完了しましょう。
※今回はメールアドレスがZoho Invoiceの連絡先に存在しない想定でテストしているため、「〜のリスト」の取得値が空で問題ありません。
ステップ5:分岐する
続いて、Googleコンタクトで作成したコンタクトが、Zoho Invoiceの連絡先に未登録場合にのみ、後続のフローに進む分岐設定を行いましょう。
※「分岐する」オペレーションはミニプラン以上で利用可能です。フリープランではエラーとなるためご注意ください。
※有料プランは2週間の無料トライアルをご利用いただけます。期間中は制限中のアプリや機能もお試しいただけます。
次の画面はデフォルトで設定されています。
オペレーションが「連絡先を検索」、取得した値が「コンタクトIDのリスト」、分岐条件が「コンタクトIDのリスト」「取得した値が空」になっていることを確認してください。
確認できたら「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ6:Zoho Invoiceに連絡先を自動作成する
最後に、Googleコンタクトのコンタクト情報をもとに、Zoho Invoiceに連絡先を自動で作成する設定を行いましょう。
「連絡先の作成」をクリックしてください。
Zoho Invoiceと連携するアカウント情報が、ステップ4で選択したアカウントと同一であることを確認し、「次へ」をクリックします。
「連絡先の名前」は、Googleコンタクトに作成したコンタクト情報から取得した「姓・名の表示形式のリスト」が設定されているので確認してください。
※ステップ4と同様に、取得した値を使用することで、フローが起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
「会社名」「姓」「名」「メールアドレス」も同様に、それぞれ取得した値が設定されています。
設定後、「テスト」を実行します。
正常に成功したら、「完了」ボタンをクリックしてください。
Zoho Invoiceにログインし、連絡先が自動で作成されているのを確認しましょう。
ステップ7:トリガーをONにする
これで、「Googleコンタクトで連絡先が作成されたら、Zoho Invoiceで重複を検索し登録する」フローの完成です！
下記画像が表示されたら「トリガーをON」にして、フローが問題無く動くか試してみましょう。
Zoho InvoiceのAPIを使ったその他の自動化例
Zoho InvoiceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Zoho Invoiceを使った自動化例
Zoho Invoiceは、TypeformやGoogle スプレッドシートとの連携により請求書作成や連絡先・商品情報の更新を自動化できます。
また、請求書作成時のSlack・Microsoft Teams通知や、下書き請求書のメール送信など、管理業務の効率化が可能です。
Typeformでフォームが送信されたら、Zoho Invoiceで請求書を作成する
試してみる
■概要
Typeformで受け付けた申し込み情報をもとに、手作業でZoho Invoiceの請求書を作成するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォーム送信をきっかけに、Zoho Invoiceでの請求書作成を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformの情報を手作業で転記し、Zoho Invoiceで請求書を作成している方
- 請求書作成業務の効率化や、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- Zoho Invoiceでの請求書作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformのフォーム送信をトリガーに、Zoho Invoiceでの請求書作成が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとZoho InvoiceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoho Invoiceを選択し、「請求書を作成」するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Typeformのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームのIDやタグを任意で設定してください。これにより、特定のフォームが送信された時だけワークフローを起動させることが可能です。
- Zoho Invoiceの請求書作成アクションでは、Typeformのフォームで取得した顧客や商品、金額などの値を引用し、請求書の各フィールドに自由に設定できます。
■注意事項
- Typeform、Zoho InvoiceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Typeformの回答内容を取得する方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoho Invoiceの連絡先を更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報を、手作業でZoho Invoiceに転記していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因となりがちです。このワークフローは、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、その内容をZoho Invoiceの連絡先に自動で反映します。Zoho InvoiceのAPI連携のように、手作業を介さずデータを同期できるため、業務の効率化と正確性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho InvoiceとGoogle スプレッドシートで顧客情報を管理しており、手作業の更新に非効率を感じている方
- 連絡先情報の転記ミスや更新漏れを防ぎ、データの正確性を維持したいと考えている業務担当者の方
- Zoho InvoiceのAPIを活用した連携のように、定型的な更新作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの更新だけでZoho Invoiceへ自動反映されるため、これまで手作業での二重入力に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動でデータ連携を行うため、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとZoho InvoiceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のシートや列を指定します。
- 最後に、オペレーションでZoho Invoiceの「連絡先の更新」アクションを設定し、トリガーで取得したスプレッドシートの情報をもとに、更新する連絡先と項目を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の起点としたいスプレッドシート、シート名、そして更新を検知したい列などを任意で設定してください。
- Zoho Invoiceのオペレーション設定では、更新したい連絡先の各項目に対して、固定値や前段のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として割り当てることが可能です。
■注意事項
- Zoho Invoice、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zoho Invoiceに商品を作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している商品情報を、都度Zoho Invoiceへ手作業で登録していませんか。この転記作業は手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。Zoho InvoiceのAPIを利用した連携を検討しても、専門的な知識が必要になる場合があります。このワークフローは、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、Zoho Invoiceに商品データを自動で作成し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho InvoiceとGoogle スプレッドシートで商品マスタを管理している方
- Zoho InvoiceのAPIを利用した連携や業務の自動化に関心がある方
- 手作業による商品登録の手間を省き、入力ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、Zoho Invoiceへの商品登録が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとZoho InvoiceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoho Invoiceを選択し、「商品を作成」アクションを設定し、前のステップで取得したスプレッドシートの情報を紐付けます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するGoogle スプレッドシートでは、対象のスプレッドシート、シート、テーブルの範囲などを任意で設定してください。
- Zoho Invoiceで商品を作成するアクションでは、商品名や価格などの各項目に、固定値や前のステップで取得した動的な情報を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、対象のスプレッドシートやシート、更新したいセルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoho Invoice、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zoho Invoiceに連絡先を作成する
試してみる
■概要
顧客情報の管理にGoogle スプレッドシート、請求書発行にZoho Invoiceを利用している場合、手作業でのデータ転記に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、Zoho InvoiceのAPI連携などをノーコードで実現し、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで自動的に連絡先を作成するため、手入力による手間やミスといった課題を解消し、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの情報をZoho Invoiceへ日常的に手作業で転記している方
- zoho invoice apiなどを活用し、請求関連業務の自動化をノーコードで実現したい方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにZoho Invoiceへ自動で連絡先が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- zoho invoice apiを利用したデータ連携により、手作業での転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとZoho InvoiceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Invoiceを選択し、「連絡先の作成」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を各項目にマッピングします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、処理が完了した旨などをスプレッドシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定およびレコード追加のオペレーション設定では、対象のスプレッドシート、シート、監視したいテーブルの範囲などを任意で設定してください。
- Zoho Invoiceで連絡先を作成するアクションでは、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として利用し、連絡先の各項目に割り当ててください。任意の固定値を設定することも可能です。
■注意事項
- Zoho Invoice、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Invoiceで請求書が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Zoho Invoiceで請求書を作成した後、管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で情報を転記する業務は、手間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoho InvoicesとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、請求書が作成されると自動でスプレッドシートに行が追加されるため、手作業による負担や入力ミスといった課題を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho InvoiceとGoogle スプレッドシートを利用し、請求管理を行っている経理担当者の方
- 請求書の発行から売上管理までのプロセスを効率化したいと考えている営業担当者やマネージャーの方
- Zoho InvoicesとGoogle スプレッドシートの連携により、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Invoiceで請求書が作成されると、自動でGoogle スプレッドシートにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が減ることで、金額の入力間違いや顧客情報の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho InvoiceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Invoiceを選択し、「請求書が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、請求書から取得した情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定において、レコードを追加するスプレッドシートやシートは任意で指定可能です。
- Zoho Invoiceから取得した情報（請求日、金額、顧客名など）のうち、どのデータをGoogle スプレッドシートのどの列に追加するかも自由に設定できます。
■注意事項
- Zoho InvoiceとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Invoiceで請求書が作成されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Zoho Invoiceで請求書を作成した後、関係部署への通知や共有を手作業で行っていませんか？この手作業は、通知漏れや後続タスクの遅延につながる可能性があり、請求書発行のプロセスを非効率にしているかもしれません。このワークフローを活用すれば、Zoho Invoiceでの請求書作成をトリガーに、Slackへ自動で通知できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Invoiceでの請求書作成後、関係者への共有を手作業で行っている経理担当者の方
- 営業担当者が作成した請求書の内容をスムーズに確認したいと考えている管理者の方
- 請求書発行に伴う社内連携のプロセスを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Invoiceで請求書が作成されると自動でSlackに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うことで、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho InvoiceとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Invoiceを選択し、「請求書が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、請求書作成の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送りたいチャンネルを任意で指定できます。特定の部署やプロジェクトチームのチャンネルなどを設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文も自由にカスタマイズできます。Zoho Invoiceから取得した請求書番号や顧客名などの情報を含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項
- Zoho InvoiceとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Invoiceで請求書が作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Zoho Invoiceで請求書を作成するたびに、関係部署へMicrosoft Teamsで通知する作業を手動で行っていませんか？この作業は定型的でありながら、通知漏れなどのミスが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すれば、Zoho InvoiceとMicrosoft Teamsの連携を自動化し、請求書作成時に指定したチャネルへ自動で通知できるため、手作業による手間やミスをなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho InvoiceとMicrosoft Teamsの連携を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求書発行後のチームへの情報共有を、迅速かつ正確に行いたいと考えている方
- 定型的な通知業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Invoiceで請求書が作成されると自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、手動での連絡作業にかかる時間を削減できます
- システムが自動で処理を行うため、通知の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとZoho InvoiceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho Invoiceを選択し、「請求書が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、請求書情報を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送りたいチームIDとチャネルIDを任意で設定してください
- 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズが可能です。Zoho Invoiceのトリガーから取得した請求書番号や顧客名などの情報を含めることで、より具体的な通知を作成できます
■注意事項
- Zoho Invoice、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
Zoho Invoiceでステータスが下書きの請求書をメールで送信する
試してみる
■概要
Zoho Invoiceで作成した請求書、特にステータスが下書きのものを定期的に確認し、手動でメール送信する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、任意のタイミングで下書き状態の請求書を自動で抽出し、メールで送信する一連の流れを自動化できます。Zoho請求書の送信業務における確認漏れや送信忘れを防ぎ、請求業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Invoiceでの請求書発行や送信作業に追われている経理担当者の方
- Zoho請求書の定期的な送信プロセスで、確認漏れなどのミスを減らしたい方
- 請求書関連の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 任意のタイミングでZoho請求書の送信が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた確認や送信業務の時間を短縮します。
- システムが下書き請求書を自動でチェックして送信するため、人的な確認漏れや送信忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho InvoiceをYoomと連携します。
- 次に、 トリガーで「手動でフローを起動する」を設定し、任意のタイミングで実行できるようにします。
- 次に、オペレーションでZoho Invoiceの「請求書の一覧を取得する」アクションを設定し、ステータスが下書きの請求書を取得します。
- 取得した請求書データ一つひとつに対して処理を行うため、「繰り返し機能」のオペレーションを設定します。
- さらに、「分岐機能」のオペレーションを設定し、ステータスが下書き（draft）の請求書のみを送信対象とするよう設定します。
- 最後に、オペレーションでZoho Invoiceの「請求書をメールで送信する」アクションを設定し、対象の請求書を自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 請求書をメールで送信する際の件名や本文は、任意で設定してください。
■注意事項
- Zoho InvoiceとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプラン以上の有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Zoho Invoiceの連絡先登録を自動化することで、
手作業で行っていた連絡先の転記や重複確認の手間を削減し、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、業務の正確性が向上し、顧客管理全体を効率化できるため、担当者はより付加価値の高い業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：電話番号などの項目も連携できますか？
A：
はい、可能です。
ステップ6「連絡先の作成」を設定する際に、電話番号の欄に取得した値から「電話番号のリスト」を追加してください。
Q：連絡先が更新された場合も同期できますか？
A：
本フローは「コンタクトが作成または更新されたら」を起点に動作します。
しかし、メールアドレスが既に登録済みの場合は分岐処理によりフローが停止するため、重複登録やGoogleコンタクトの変更内容がZoho Invoiceへそのまま反映されることはありません。
Q：自動登録が失敗した場合に気づけますか？
A：
連携に失敗した場合は、Yoomに登録しているメールアドレス宛に通知が送信されます。
通知にはエラーが発生したオペレーションの詳細情報が含まれているため、問題箇所を迅速に把握することが可能です。
エラー内容を確認のうえ修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にご対応ください。ご不明な点がございましたら、サポート窓口もご利用いただけます。
