「新しい取引先の情報をZoho Invoiceに登録するのが面倒…」
「別のツールで管理している連絡先をZoho Invoiceに移す際、すでに登録済みか一件ずつ確認するのが手間…」
このように、Zoho Invoiceへの連絡先登録に関する手作業に、時間や手間がかかっていると感じていませんか？
もし、他のサービスで新しい連絡先が追加された際に、Zoho Invoiceに登録済みかどうかを自動で検索し、未登録の場合のみ情報を自動で追加できる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、請求書発行などのより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Zoho Invoiceの連絡先を自動で検索・登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleコンタクトで連絡先が作成されたら、Zoho Invoiceで重複を検索し登録する
試してみる
■概要
GoogleコンタクトとZoho Invoiceの両方で顧客情報を管理している場合、それぞれのアプリに情報を手入力する手間や、登録前の重複確認が負担になることがあります。特に、Zoho Invoiceで請求先を登録する際は、既存の連絡先を検索して確認する作業が欠かせません。
このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録を起点として、Zoho Invoiceに同じ連絡先が既に存在するかを自動で検索し、存在しない場合のみ新規登録を実行するため、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとZoho Invoiceで顧客情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
- Zoho Invoiceでの連絡先登録前の検索や確認作業を自動化し、ミスを減らしたい方
- 顧客データの一元管理を目指し、手作業による情報連携を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録を起点に、Zoho Invoiceへの連絡先の検索から登録までを自動化し、手作業でのデータ入力時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや重複確認の漏れを防ぎ、正確な顧客データをZoho Invoiceに保持することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとZoho InvoiceをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Invoiceを選択し、トリガーで取得した情報をもとに「連絡先を検索」するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Zoho Invoiceに該当の連絡先が存在しない場合に後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Zoho Invoiceを選択し、「連絡先の作成」アクションを設定し、新規登録を行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GoogleコンタクトからZoho Invoiceに新規作成する連絡先の情報は、氏名や会社名、メールアドレスなど、連携したい項目を任意で選択し、設定できます。
■注意事項
- GoogleコンタクトとZoho InvoiceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoho Invoiceに未登録の連絡先のみ情報を追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Googleコンタクトに新しい連絡先が作成された際に、Zoho Invoiceで重複を検索し、未登録の場合のみ自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho Invoice／Googleコンタクト
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleコンタクトとZoho Invoiceをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピーする
- Googleコンタクトのトリガー設定とZoho Invoiceのアクション設定
- トリガーをONにして、フローが起動するかを確認する
Googleコンタクトで連絡先が作成されたら、Zoho Invoiceで重複を検索し登録する
試してみる
■概要
GoogleコンタクトとZoho Invoiceの両方で顧客情報を管理している場合、それぞれのアプリに情報を手入力する手間や、登録前の重複確認が負担になることがあります。特に、Zoho Invoiceで請求先を登録する際は、既存の連絡先を検索して確認する作業が欠かせません。
このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録を起点として、Zoho Invoiceに同じ連絡先が既に存在するかを自動で検索し、存在しない場合のみ新規登録を実行するため、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとZoho Invoiceで顧客情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
- Zoho Invoiceでの連絡先登録前の検索や確認作業を自動化し、ミスを減らしたい方
- 顧客データの一元管理を目指し、手作業による情報連携を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録を起点に、Zoho Invoiceへの連絡先の検索から登録までを自動化し、手作業でのデータ入力時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや重複確認の漏れを防ぎ、正確な顧客データをZoho Invoiceに保持することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとZoho InvoiceをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Invoiceを選択し、トリガーで取得した情報をもとに「連絡先を検索」するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Zoho Invoiceに該当の連絡先が存在しない場合に後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Zoho Invoiceを選択し、「連絡先の作成」アクションを設定し、新規登録を行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GoogleコンタクトからZoho Invoiceに新規作成する連絡先の情報は、氏名や会社名、メールアドレスなど、連携したい項目を任意で選択し、設定できます。
■注意事項
- GoogleコンタクトとZoho InvoiceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1:GoogleコンタクトとZoho Invoiceのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.Googleコンタクトの登録方法
Googleコンタクトについては、上のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
2.Zoho Invoiceの登録方法
以下のZoho CRMのナビをご覧ください。同じ手順で連携可能です。
ステップ2:テンプレートのコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Googleコンタクトで連絡先が作成されたら、Zoho Invoiceで重複を検索し登録する
試してみる
■概要
GoogleコンタクトとZoho Invoiceの両方で顧客情報を管理している場合、それぞれのアプリに情報を手入力する手間や、登録前の重複確認が負担になることがあります。特に、Zoho Invoiceで請求先を登録する際は、既存の連絡先を検索して確認する作業が欠かせません。
このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録を起点として、Zoho Invoiceに同じ連絡先が既に存在するかを自動で検索し、存在しない場合のみ新規登録を実行するため、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとZoho Invoiceで顧客情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
- Zoho Invoiceでの連絡先登録前の検索や確認作業を自動化し、ミスを減らしたい方
- 顧客データの一元管理を目指し、手作業による情報連携を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録を起点に、Zoho Invoiceへの連絡先の検索から登録までを自動化し、手作業でのデータ入力時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや重複確認の漏れを防ぎ、正確な顧客データをZoho Invoiceに保持することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとZoho InvoiceをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Invoiceを選択し、トリガーで取得した情報をもとに「連絡先を検索」するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Zoho Invoiceに該当の連絡先が存在しない場合に後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Zoho Invoiceを選択し、「連絡先の作成」アクションを設定し、新規登録を行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GoogleコンタクトからZoho Invoiceに新規作成する連絡先の情報は、氏名や会社名、メールアドレスなど、連携したい項目を任意で選択し、設定できます。
■注意事項
- GoogleコンタクトとZoho InvoiceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
コピーできたら、「OK」ボタンを押してください。
ステップ3:Googleコンタクトでコンタクトが作成されたら起動するトリガー設定
まずは、自動化のきっかけとなるトリガーの設定を行いましょう。
「コンタクトが作成または更新されたら」をクリックしてください。
Googleコンタクトと連携するアカウント情報が正しく設定されているのを確認し、「次へ」ボタンを押しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、トリガーの動作テストを行います。
Googleコンタクトにログインし、テスト用のコンタクトを作成しましょう。
※ 今回は、 Googleコンタクトに作成したコンタクトが、Zoho Invoiceの連絡先に存在しない想定で進めます。
コンタクト作成後、Yoomの画面に戻り「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストが正常に完了すると、先ほど作成したコンタクト情報が取得した値に反映されます。
確認後、「完了」ボタンを押しましょう。
※取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用可能です。
ステップ4:Zoho Invoiceで連絡先を検索する
次に、ステップ3でGoogleコンタクトに作成したコンタクトがZoho Invoiceの連絡先に存在するかどうかを、メールアドレスをもとに検索して確認する設定を行いましょう。
「連絡先を検索」をクリックします。
Zoho Invoiceと連携するアカウント情報を確認し、次のページに進んでください。
メールアドレス欄には、Googleコンタクトから取得した値の「メールアドレスのリスト」が設定されていますので、確認しましょう。
※取得した値を使用することで、フローが起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
テストボタンをクリックし、テストが成功したら設定を完了しましょう。
※今回はメールアドレスがZoho Invoiceの連絡先に存在しない想定でテストしているため、「〜のリスト」の取得値が空で問題ありません。
