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アポイント依頼メールを受信したら、AIワーカーがスケジュール調整を行ってOutlookに予定を追加する
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アポイント依頼メールを受信したら、AIワーカーがスケジュール調整を行ってOutlookに予定を追加する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Outlook
を自動連携できます。
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■概要
日々のアポイント依頼メールへの対応や候補日の確認、カレンダーへの登録といった一連のスケジュール調整に時間を取られていませんか？手動での作業は確認漏れや登録ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが文面を解析し、自動でスケジュールを作成してOutlookに予定を登録するため、こうした手間のかかる調整業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
  • アポイント依頼メールが多く、手作業でのスケジュール調整に課題を感じている営業担当者の方
  • AIによる自動的なスケジュール作成を実現し、コア業務に集中したいと考えている方
  • Outlookでの予定登録ミスを減らし、日程調整業務を効率化したいと考えている全ての方
■このテンプレートを使うメリット
  • メールの受信からスケジュール作成、Outlookへの予定登録までが自動化されるため、これまで調整業務に費やしていた時間を短縮できます。
  • AIが内容を判断して処理を行うので、手作業による予定の登録漏れや日時の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定し、特定のアドレスでアポイント依頼メールを受信できるようにします。
  3. 最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、受信したメール内容をもとにOutlookでスケジュール調整と予定登録を行うためのマニュアル（指示）を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • メールトリガーで設定する受信用のメールアドレスは、任意のアドレスに変更できます。
  • AIワーカーに与える指示内容は、自社の運用に合わせて「どのような場合に、誰との予定を、どのくらいの時間で登録するか」などを自由にカスタムすることが可能です。
  • AIワーカーが予定を登録する先のOutlookアカウントも、任意のアカウントに設定できます。
■注意事項
  • OutlookとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
  • Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
  • AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
  • AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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