Gmailで特定のメールを受信したら健康保険の手続き情報をAIワーカーで判定し、SmartHRへ登録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
と
Slack
と
SmartHR
を自動連携できます。
■概要
健康保険の加入や給付に関する手続きは、添付書類の不備確認や加入要件の判定など、人の目による細かなチェックが不可欠であり、労務担当者の大きな負担となっています。特に複数の顧問先や従業員からチャットでバラバラに届く申請書類の管理は、転記ミスや確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで受け取った書類からAIが自動で情報を抽出し、自社の基準に沿った要件判定まで一括で行うことができます。内容に問題がない場合のみSmartHRへ下書き登録が実行されるため、確認工数を削減し、スムーズな労務管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで届く健康保険の手続き依頼の情報を、手作業で労務ソフトへ入力している労務担当者の方
- 扶養追加などの申請書類に不備がないか、画像やPDFを一つずつ目視でチェックしている社会保険労務士の方
- SmartHRへの従業員情報の更新作業を効率化し、入力ミスや確認漏れを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- AIが「収入要件」や「添付書類の網羅性」を一次判定するため、労務担当者がこれまで手作業で行っていた確認時間を短縮できます。
- GmailからSmartHRへ情報が自動で連携されるため、データ転記による入力間違いなどのヒューマンエラーを防止できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHR、Gmail、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、AIワーカーで、健康保険手続きの情報を抽出・判定するためのスキルを作成し、使用ツールとしてGoogle スプレッドシート、SmartHR、Slackのアクションを設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- AIワーカーの指示内容(プロンプト)を調整することで、自社独自の「収入要件」や「必要書類のチェックリスト」に基づいた判定が可能です。
- SmartHRへ登録する前に、特定の条件(判定NGなど)の場合にSlackで担当者へ通知が飛ぶようにフローを分岐させることも可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシート、SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
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Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
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Google スプレッドシートに行が追加されたらMicrosoft Teamsでチームを作成する
Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。
Google スプレッドシートに行が追加されたらMicrosoft Teamsでチームを作成する
Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録する
Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録する
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Google スプレッドシートで特定条件に合うデータが追加されたら、Microsoft Excelに同期する
Slack
YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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Slackのメッセージにスタンプが押されたら、Google スプレッドシートにメッセージ内容を追加する
Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー&ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。
Slackのメッセージにスタンプが押されたら、Google スプレッドシートにメッセージ内容を追加する
Slackで特定キーワードを含むメッセージをGmailに転送する
Slackの特定キーワードを含む投稿を検知して自動でGmailへ転送するフローです。手作業の確認・転送を省き、通知の見逃しや共有漏れを防げます。
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Apolloでコンタクトが作成されたら、Slackに自動で通知する
SmartHR
YoomではSmartHRのAPIをノーコードで活用することができます。新入社員の入社時にSmartHRに新たに従業員を登録したり、社内で組織変更が行われた際にSmartHR内の部門情報を一括更新することが可能です。また、SmartHRの従業員情報や他SaaSの情報をYoomデータベースに集約し、従業員情報の一元管理まで実現します。
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SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しSlackに通知する
SmartHR登録をきっかけにNotionへ従業員情報を追加しSlackへ知らせるフローです。二重入力の手間と入力ミスを抑え、関係者への共有をスムーズにして入社対応を円滑にします。
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Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。SmartHRへの従業員情報の追加作業が効率化されるため、誤入力や追加漏れといったヒューマンエラーの防止をすることが可能です。
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@pocketで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。SmartHRへのデータ入力が自動化されるため、ツール間のデータの整合性が保たれ、管理業務にかける工数を削減することが可能です。
@pocketで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション