Outlookでメールを受信したらChatGPTで返信文を作成し、下書き保存して通知する
Outlookでメールを受信したらChatGPTで返信文を作成し、下書き保存して通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
ChatGPT
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Outlookに届く大量のメールへの返信対応に、多くの時間を費やしていませんか。定型的な内容であっても、一件ずつ文章を考えて作成するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、OutlookとChatGPTを連携させ、受信したメールの内容に応じた返信文案の自動生成から下書き保存までを自動化できるため、メール対応にかかる工数を削減し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応を効率化するため、ChatGPTとの連携を検討している方
- 日々多くの問い合わせメールに対応しており、返信文の作成に課題を感じている方
- メール返信の品質を均一化し、属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するとChatGPTが自動で返信文案を作成するため、文章を考える時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- あらかじめ設定したプロンプトに基づき返信文が生成されるため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、対応品質の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとOutlook、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信メールの内容を元にした返信文を作成します。
- 次に、オペレーションで「テキスト抽出」アクションを設定し、生成された文章から返信に必要な部分のみを抽出します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの下書きを作成する」アクションを設定し、抽出したテキストを本文としたメールを下書き保存します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、下書きが作成されたことを指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダを任意で設定してください。
- ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、自社の返信ポリシーに沿った丁寧な文章が生成されるよう、プロンプトを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先となるチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
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