■概要
コラボフローで管理しているフォームが増えると、どのフォームにどのような項目があるのかを把握する作業が煩雑になりがちではないでしょうか。定期的な棚卸しや仕様書の作成のために、手作業で情報を転記していると、手間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせて定期的にコラボフローのフォーム項目を取得し、自動でGoogle ドキュメントに出力できます。定型的な情報収集作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローで管理しているフォームの項目を定期的に取得・管理している方
- 手作業での情報転記に手間を感じており、業務を効率化したいと考えている方
- コラボフローと他ツールを連携させ、定型業務の自動化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業でのフォーム項目取得に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールを選択し、「スケジュールトリガー機能」でこのワークフローを定期的に実行するタイミング（毎日、毎週など）を設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「フォームのパーツ一覧取得」アクションを設定し、情報を取得したいフォームを指定します。
- 取得したフォームの各項目を一つずつ処理するため、オペレーションで「ループ処理」のアクションを設定します。
- 最後に、ループ処理の中でGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、取得した項目情報を指定のドキュメントに出力します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションでは、出力するテキストの内容を任意で設定できます。前段のコラボフローから取得したフォーム項目名をそのまま出力するだけでなく、任意の固定テキストと組み合わせて出力することも可能です。
■注意事項
- コラボフロー、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ```
