■概要
Googleフォームで収集した情報を、その都度Knackで検索して手動で更新する作業は、手間がかかり更新漏れのリスクも伴います。特に、多くの情報を扱う場合、その負担は決して小さくありません。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、自動でKnackのレコードを検索し、該当する情報を更新できます。これにより、手作業による情報更新のプロセスを効率化し、常にデータを最新の状態に保つことが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとKnackを併用し、手作業でのデータ更新に課題を感じている方
- Knackにおける特定のレコード検索と更新作業を自動化し、業務を効率化したい方
- フォームから得た顧客情報などを、タイムラグを減らしてKnackのデータベースに反映させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があると自動でKnackのレコードが更新されるため、これまで手作業での検索や転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による検索ミスやコピー＆ペーストの誤りなどを防ぎ、ヒューマンエラーのない正確なデータ管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとKnackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでKnackを選択し、「Search Records」アクションで更新対象のレコードを検索するよう設定します
- 最後に、オペレーションで再度Knackを選択し、「Update Record」アクションで、検索したレコードの情報を更新するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたい任意のフォームIDを設定してください
- Knackのレコード検索および更新アクションでは、フォームで取得した回答内容などを引用し、どのフィールドを検索・更新の対象とするかを自由に設定してください
■注意事項
- Googleフォーム、KnackのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください
