KnackでRecordが作成されたら、任意の項目を要約しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Knackで管理している顧客情報やプロジェクトの進捗などを、別途Google スプレッドシートに転記・要約する作業に時間を取られていませんか？手作業によるデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Knackに新しいレコードが作成されるとAIがその内容を自動で要約し、Google スプレッドシートへ自動的に反映されるため、データ管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• KnackとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業でのデータ転記に課題を感じている方
• AIによる要約機能を活用し、効率的な自動反映の仕組みを構築したいと考えている方
• データベースへの入力作業を自動化し、ヒューマンエラーの削減や業務効率化を目指す担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Knackへのレコード追加をトリガーに、AIによる要約とGoogle スプレッドシートへの自動入力を実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• データの自動反映を実現することで、手作業による転記ミスや要約内容のブレといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、KnackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでKnackを選択し、「Created Record」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、トリガーで取得したKnackのレコード情報から要約したいテキストを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが要約したテキストなどを指定のセルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Knackのトリガー設定では、フローを起動させたいObject IDを任意で設定してください。
• AI機能による要約では、前段のトリガーで取得したKnackの情報を変数として活用し、要約したい文章や要約の条件を自由にカスタマイズできます。
• Google スプレッドシートへのデータ追加アクションでは、出力先のスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意で指定することが可能です。

■注意事項

• Knack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• KnackのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。