HubSpotで取引ステージが成約に更新されたら、SendGridで関連ファイルを複数送付する
HubSpotで取引ステージが成約に更新されたら、SendGridで関連ファイルを複数送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
SendGrid
と
HubSpot
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで取引が成約した際、契約書など複数の関連ファイルをメールで送付する作業は、定型的でありながらも重要な業務ではないでしょうか。手作業でのメール作成やファイル添付は手間がかかるだけでなく、送信ミスなどのリスクも伴います。このワークフローは、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、SendGridから複数のファイルを添付したメールを自動で送信する仕組みを構築し、Sendgridでのメール送信における複数ファイル添付のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの取引成約後、SendGridを使った手動でのメール送信に手間を感じている方
- SendGridでのメール送信時に、複数のファイルを添付する作業でのミスを防ぎたい方
- 契約関連の書類送付を自動化し、顧客対応のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ステージ更新をトリガーに、SendGridから複数ファイルを添付したメールが自動送信されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客への正確な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定し、成約など任意のステージを指定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「取引情報の取得」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトの取得」というアクションを設定し取引先のメールアドレスを取得します。
- 次に、オペレーションで担当者へ対応を依頼するアクションを設定し、メール送信アクションで使用するBase64エンコードデータを回答するセクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSendGridの「メールを送信する（複数ファイル添付）」アクションを設定し、取引情報をもとに宛先や本文を設定します。また添付ファイルには前アクションで取得したBase64エンコードデータを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- SendGridの「メールを送信する」アクションでは、HubSpotの取引情報から取得した連絡先などの情報を任意の項目に設定することが可能です。
- 件名、本文は、通知内容に応じて自由にカスタマイズできます。また、本文のMIMEタイプ（テキスト形式やHTML形式など）も任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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コンタクトの作成コンタクトの取得最新のコンタクトのコンタクトIDを取得コンタクトの更新コンタクトを検索（キーワード検索）会社の作成会社情報の取得最新の会社IDを取得会社の更新会社を検索（キーワード検索）取引の作成取引情報の取得最新の取引IDを取得取引の更新取引を検索（キーワード検索）コンタクトのカスタムプロパティを取得会社のカスタムプロパティを取得取引のカスタムプロパティを取得コンタクトIDの一覧を取得会社IDの一覧を取得取引を検索（フィルタ検索）コンタクトのカスタムプロパティを更新会社のカスタムプロパティを更新取引のカスタムプロパティを更新チケットを作成フォームに情報を送信チケットを更新レコードを関連付けるコンタクトにメモを追加ファイルの公開用URLを取得カスタムオブジェクトのレコードを取得カスタムオブジェクトのレコードを作成カスタムオブジェクトのレコードを更新カスタムオブジェクトのレコードを検索（キーワード検索）製品を取得製品を作成製品を更新製品を検索（キーワード検索）チケットのカスタムプロパティを更新会社にメモを追加取引にメモを追加チケットにメモを追加会社にミーティングを追加複数のコンタクトを検索（フィルタ条件）チケットの詳細を取得取引に商品項目を追加製品を検索（フィルタ検索）オーナー（担当者）情報を取得オーナー（担当者）のリストを取得複数の会社を検索（フィルタ条件）カスタムオブジェクトのレコードにメモを追加特定のコンタクトに関連付けられた会社IDを取得特定の取引に紐付くカスタムオブジェクトレコードIDを取得ユーザーを作成サービスのカスタムプロパティを取得ミーティングログを作成チケットのカスタムプロパティを取得見積もりを取得見積もりを更新タスクを作成見積もりを削除見積もりを検索フォームの作成コールログの作成税率の一覧取得項目を検索（フィルタ検索）手数料を検索（フィルタ検索）割引を検索（フィルタ検索）見積もりテンプレートを検索（フィルタ検索）見積もりに署名者を追加見積もりを作成取引の商品項目を取得商品項目の詳細情報を取得タスクの一覧を取得タスクの取得オブジェクトの関連を確認ユーザー情報を取得ユーザーを検索（キーワード検索）ユーザーを検索（フィルタ検索）サブスクリプション定義一覧を取得複数のチケット検索（フィルタ条件）パイプラインのステージ一覧を取得パイプラインのステージを取得コンタクトに紐づくメモの一覧を取得カスタムオブジェクトのレコードを検索（フィルタ検索）商品項目のカスタムプロパティを取得受信トレイのスレッド一覧を取得CRMデータのエクスポートタスクを実行エクスポートタスクのステータスとファイルURLを取得エクスポートファイルをダウンロードカスタムオブジェクトのレコードを作成（取引レコードと紐付け）
