■概要
HubSpotで取引が成約した際、契約書など複数の関連ファイルをメールで送付する作業は、定型的でありながらも重要な業務ではないでしょうか。手作業でのメール作成やファイル添付は手間がかかるだけでなく、送信ミスなどのリスクも伴います。このワークフローは、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、SendGridから複数のファイルを添付したメールを自動で送信する仕組みを構築し、Sendgridでのメール送信における複数ファイル添付のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの取引成約後、SendGridを使った手動でのメール送信に手間を感じている方
- SendGridでのメール送信時に、複数のファイルを添付する作業でのミスを防ぎたい方
- 契約関連の書類送付を自動化し、顧客対応のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ステージ更新をトリガーに、SendGridから複数ファイルを添付したメールが自動送信されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客への正確な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定し、成約など任意のステージを指定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「取引情報の取得」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトの取得」というアクションを設定し取引先のメールアドレスを取得します。
- 最後に、オペレーションでSendGridの「メールを送信する(複数ファイル添付)」アクションを設定し、取引情報をもとに宛先や本文、添付するファイルなどを指定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SendGridの「メールを送信する」アクションでは、HubSpotの取引情報から取得した連絡先などの情報を任意の項目に設定することが可能です。
- 添付ファイルや件名、本文は、通知内容に応じて自由にカスタマイズできます。また、本文のMIMEタイプ(テキスト形式やHTML形式など)も任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。