■概要
取引先から受け取った発注書の情報を、都度手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか?こうした定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた発注書をAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を格納するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 発注書の情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している受発注担当者の方
- AI-OCRを活用して、紙やPDFの書類からのデータ抽出を自動化したいと考えている方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに発注書がアップロードされると、AIが自動で読み取り転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取った発注書の画像やPDFファイルを読み取るアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで担当者に対応を依頼するアクションを設定し、OCRでの読み取り内容の確認などを依頼します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに格納します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームのトリガーでは、発注書のアップロード欄など、用途に合わせて回答項目を自由に設定してください
- OCR機能では、発注書の中から読み取りたい項目(発注日、金額、品名など)を任意で設定してください
- 担当者への対応依頼では、依頼する担当者や、確認を依頼する内容などを任意で設定してください
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、情報を格納したい任意のスプレッドシートIDやタブ名を指定してください
- Slackでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先のチャンネルや、送信するメッセージ内容を任意で設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。