■概要
毎月の納品書作成や送付業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。特にMicrosoft Excelの雛形に手作業で情報を入力し、PDF化してメールに添付するという一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担となり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけでMicrosoft Excelの雛形から納品書を自動で作成し、Gmailで送付までを完結させ、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelを使い、手作業で納品書を作成・送付している経理や営業担当者の方
- 納品書の作成業務における入力ミスや、メールの宛先間違い・添付漏れを防ぎたい方
- 書類作成のような定型業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム入力から納品書の作成、メール送付までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスやメールの添付漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、納品書作成に必要な情報を入力するためのフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に雛形から納品書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された納品書を添付して指定の宛先にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、納品先の会社名や担当者名、金額、品目など、納品書作成に必要な回答項目を自由に設定できます。
- Microsoft Excelの書類発行機能では、使用する納品書の雛形ファイルや、発行する書類のファイル名などを任意で設定可能です。
- Gmailのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名を自由に設定でき、本文にはフォームで受け取った会社名などを変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
