■概要
紙や電子データの領収書を受け取るたびに、内容を確認して表計算ソフトへ手入力する作業は手間がかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。経費精算の申請が増えるほど、その負担は大きくなるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた領収書をOCR機能で自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ格納する一連の作業を自動化できます。面倒なデータ化や転記作業から解放され、経理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 領収書のOCR処理とデータ入力を自動化し、業務効率を改善したい経理担当者の方
- Google スプレッドシートへの手入力によるミスや手間を削減したいと考えている方
- 経費精算の申請状況をLINE WORKSでリアルタイムに把握したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 領収書をアップロードするだけで、OCRでの読み取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動で完結するため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業による金額や日付などの転記ミスを防ぎ、正確なデータ管理を実現することで、差し戻しの手間や確認作業を軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとLINE WORKSをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、領収書をアップロードするためのフォームを作成します
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を追加し、フォームからアップロードされた領収書ファイルを読み取るよう設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに転記します
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「メッセージを送信する」アクションを設定し、処理が完了した旨を指定のトークルームに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、申請者名や勘定科目など、業務に必要な質問項目を任意で設定・追加することが可能です
- Google スプレッドシートにデータを追加する際に、出力対象のスプレッドシートやシートは任意で設定できます
- LINE WORKSへの通知設定では、通知先のトークルームや通知するメッセージの内容を自由にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法は「LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法について」をご参照ください。
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