領収書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートへ格納しLINE WORKSに通知する
領収書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートへ格納しLINE WORKSに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
LINE WORKS
を自動連携できます。
■概要
紙や電子データの領収書を受け取るたびに、内容を確認して表計算ソフトへ手入力する作業は手間がかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。経費精算の申請が増えるほど、その負担は大きくなるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた領収書をOCR機能で自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ格納する一連の作業を自動化できます。面倒なデータ化や転記作業から解放され、経理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 領収書のOCR処理とデータ入力を自動化し、業務効率を改善したい経理担当者の方
- Google スプレッドシートへの手入力によるミスや手間を削減したいと考えている方
- 経費精算の申請状況をLINE WORKSでリアルタイムに把握したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 領収書をアップロードするだけで、OCRでの読み取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動で完結するため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業による金額や日付などの転記ミスを防ぎ、正確なデータ管理を実現することで、差し戻しの手間や確認作業を軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとLINE WORKSをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、領収書をアップロードするためのフォームを作成します
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を追加し、フォームからアップロードされた領収書ファイルを読み取るよう設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに転記します
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「メッセージを送信する」アクションを設定し、処理が完了した旨を指定のトークルームに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、申請者名や勘定科目など、業務に必要な質問項目を任意で設定・追加することが可能です
- Google スプレッドシートにデータを追加する際に、出力対象のスプレッドシートやシートは任意で設定できます
- LINE WORKSへの通知設定では、通知先のトークルームや通知するメッセージの内容を自由にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法は「LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法について」をご参照ください。
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フローボットトリガー
Callbackを受信したらトークルームにメッセージが送信されたらメールを受信したらトークルームにファイルが送信されたら
フローボットオペレーション
ボットを含むトークルームを作成ユーザーリストの取得トークルームにメッセージを送信特定のユーザーにメッセージを送信ユーザーの取得ファイルのアップロードURLの取得ファイルのアップロードを実行トークルームにファイルを送信特定のユーザーにファイルを送信グループのルートフォルダに新規フォルダを作成グループの特定のフォルダ内に新規フォルダを作成グループのルートフォルダのファイルリストを取得グループの特定のフォルダ内のファイルリストを取得グループフォルダ内のファイル・フォルダを複製新規ユーザーを登録グループを登録指定のカレンダーに予定を登録ユーザーを更新ユーザーを削除グループのメンバーリストを更新指定のカレンダーに終日予定を登録指定のカレンダーの予定の一覧を取得指定のカレンダーの予定の詳細を取得指定のカレンダーの予定を更新指定のカレンダーの終日予定を更新指定のカレンダーの予定を削除ユーザーの一時停止ユーザーの一時停止を取消トークルームにメッセージを送信（Incoming Webhook）メールを送信メールを取得メールフォルダ内のメールを取得トークルームにボタン付きメッセージを送信掲示板を作成掲示板に投稿を作成外部ブラウザ設定の有効化外部ブラウザの利用状況を取得外部ブラウザ設定の無効化ユーザーのカレンダーリストを取得
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