メールで縦書きのPDF資料が届いたら、AIでテキストを抽出しGoogleドキュメントに内容を転記する
メールで縦書きのPDF資料が届いたら、AIでテキストを抽出しGoogleドキュメントに内容を転記する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleドキュメント
を自動連携できます。
■概要
取引先からメールで送られてくる縦書きのPDF資料、その内容を手作業で確認し転記する業務に手間を感じていませんか。特に縦書きの書類は、コピー＆ペーストが難しく、手入力によるミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたPDFからAIが自動でテキストを抽出し、指定のフォーマットでGoogleドキュメントに転記できます。書類内容の確認やデータ化に関する業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信するPDF帳票の内容を、目視で確認し手入力している経理や営業事務の方
- 縦書き書類のテキスト抽出を自動化し、データの利活用を促進したいと考えている方
- 手作業による転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からPDFのテキスト抽出、Googleドキュメントへの転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 目視での確認や手入力が不要になるため、転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メール機能」を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、メールに添付されたPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションで「書類発行機能」を選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストをGoogleドキュメントに転記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガー設定では、Yoomが発行する特定のメールアドレスで受信するほか、件名や送信元アドレスなどで起動する条件を任意に設定できます。
- OCR機能では、読み取りたいPDFのどの部分のテキストを抽出するか、項目を任意で設定することが可能です。
- 書類を発行する機能では、転記先となるGoogleドキュメントの雛形や、発行する書類のファイル名・保存先などを任意で設定できます。
■注意事項
- GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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