フォームの情報をGoogleドキュメントに差し込み、OutlookでPDFを送信する

■概要

お問い合わせフォームなどから受け付けた情報を、手作業で書類に転記し、メールで送信する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は、入力ミスや送信漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、その情報が自動でGoogleドキュメントに差し込まれ、作成された書類がPDFとしてOutlookから自動送信されるため、こうした課題を解消し、一連の業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受けた情報をもとに、Googleドキュメントで書類を作成・送付している方
• 定型的な書類送付業務における入力ミスや送信漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
• GoogleドキュメントとOutlookを連携させ、手作業をなくし業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの情報送信をきっかけに書類作成からメール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記ミスや、メールの宛先・添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomの「フォーム」機能を選択し、フロー起動のきっかけとなるフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、フォームで受け付けた情報を事前に用意したテンプレートに差し込み、ドキュメントを自動で作成します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、作成したドキュメントをPDFとして添付した上で、指定の宛先にメールを送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フローの起動トリガーとなるフォームでは、氏名や会社名、お問い合わせ内容など、収集したい情報に合わせて項目を自由にカスタマイズしてください。
• Googleドキュメントは、事前に作成したテンプレート（雛形）を指定し、フォームで収集したどのデータをどこに差し込むかを設定することが可能です。
• Outlookでのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を任意の内容にカスタマイズできます。

■注意事項

• Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 事前にGoogleドキュメントで書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924