kintoneのレコードが編集されたら、Google Chatに通知する

■概要

kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、レコードの更新があるたびに手作業で関係者に連絡するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneで特定のレコードが編集された際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知することが可能です。手作業による連絡の手間を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneのレコード更新を手作業でチームに共有しており、手間を感じている方
• Google Chatを活用し、重要な更新情報のリアルタイムな共有体制を構築したい方
• 手作業による通知漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのレコード編集時に自動でGoogle Chatへ通知されるため、手動での連絡作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による通知漏れや内容の伝え間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」というアクションを設定して、通知の対象となるアプリを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容と送信先のスペースを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいWebhookイベントの種類を任意で設定してください。
• Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいスペースを任意で指定し、メッセージ内容もkintoneから取得した情報を組み込むなど自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336