■概要
重要なメールに添付されたファイルを、都度手動で確認しLINE WORKSに転送する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの共有漏れや誤送信といったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに、添付ファイルを指定のトークルームへ自動で送信できるため、手作業による手間やリスクを削減し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信した添付ファイルをLINE WORKSで共有している営業担当者の方
- 請求書などの重要ファイルを関係部署へ迅速に共有したいバックオフィスの方
- 手作業でのファイル転送を減らし、チームの情報共有を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をきっかけに添付ファイルがLINE WORKSに自動で送信されるため、これまで手作業で行っていたファイル転送の時間を短縮できます。
- 手動でのファイル転送時に発生しがちな、共有漏れや誤送信といったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな情報共有をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、LINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー」を選択し、特定のメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでLINE WORKSの「ファイルのアップロードURLの取得」「ファイルのアップロードを実行」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにファイルを送信」アクションを設定し、ファイルを指定のトークルームに送信します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、ファイルが送信された旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、特定の差出人や件名など、フローを起動させたいメールの条件を任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無だけでなく、メールの本文に特定のキーワードが含まれている場合など、条件を任意で追加、変更できます。
- LINE WORKSの各アクションでは、ファイルを送信するトークルームや、通知するメッセージの内容などを任意で設定してください。
■注意事項
- LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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