GoogleフォームでBIデータが送信されたら、OCRしAIで売上傾向を分析してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したBI関連のデータ、例えば画像やPDF内の数値を手作業で転記し、傾向分析後にNotionへ入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に、複数ステップにわたる処理は時間がかかり、入力ミスも発生しやすいため大きな負担になることがあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、添付されたファイルのOCR処理、AIによる売上傾向分析、そしてNotionへの自動追加までを一気通貫で行い、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたBIデータを手作業で分析、Notionに記録している方
- 画像やPDF内のデータをOCRで読み取り、AIで分析する業務を効率化したい担当者の方
- Notionを活用したデータ集約と分析業務の自動化に関心があるビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのデータ送信からNotionへの分析結果追加までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の処理時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記ミスや、AI分析結果の入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Notion、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストデータをもとに売上傾向を分析します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、ファイル内のどの部分から、どのような文字列を読み取るのかを任意で設定できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、売上傾向の分析方法やレポート形式など、詳細なプロンプトをユーザー自身で設定できるため、目的に応じた分析内容にカスタマイズしやすくなっています。
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、どのデータベースに追加するかはもちろん、固定の値を入力したり、前段のオペレーションで取得したデータをどのプロパティに動的な値として埋め込むかなどを柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
「BIツールで日々蓄積されるデータを分析してレポートを作成するのに時間がかかりすぎる…」
「最新の売上データや顧客動向から、AIが自動で傾向分析や戦略提案をしてくれたら業務が格段に楽になるのに…」
このように、BIデータの分析やそこから得られる知見の活用において、手作業の多さや時間的な制約に課題を感じている方も多いのではないでしょうか？
もし、BIシステムや各種ツールに蓄積されたデータをAIが自動で分析し、売上の傾向、市場の動向、さらには具体的な戦略提案に関するテキストを生成して、日々の業務報告や迅速な意思決定に活用できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
そして、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBIデータをAIで分析し、その結果をテキストとして戦略提案などに活用する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GoogleフォームでBIデータが送信されたら、OCRしAIで売上傾向を分析してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したBI関連のデータ、例えば画像やPDF内の数値を手作業で転記し、傾向分析後にNotionへ入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に、複数ステップにわたる処理は時間がかかり、入力ミスも発生しやすいため大きな負担になることがあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、添付されたファイルのOCR処理、AIによる売上傾向分析、そしてNotionへの自動追加までを一気通貫で行い、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたBIデータを手作業で分析、Notionに記録している方
- 画像やPDF内のデータをOCRで読み取り、AIで分析する業務を効率化したい担当者の方
- Notionを活用したデータ集約と分析業務の自動化に関心があるビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのデータ送信からNotionへの分析結果追加までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の処理時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記ミスや、AI分析結果の入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Notion、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストデータをもとに売上傾向を分析します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、ファイル内のどの部分から、どのような文字列を読み取るのかを任意で設定できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、売上傾向の分析方法やレポート形式など、詳細なプロンプトをユーザー自身で設定できるため、目的に応じた分析内容にカスタマイズしやすくなっています。
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、どのデータベースに追加するかはもちろん、固定の値を入力したり、前段のオペレーションで取得したデータをどのプロパティに動的な値として埋め込むかなどを柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
BIデータとAIを連携し分析・活用する自動化
日々収集されるBIデータをAIで分析し、その結果を戦略立案や業務改善に活かす自動化フローを、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。これらの自動化は、データに基づいた迅速な意思決定を支援し、ビジネスの成長を加速させるでしょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームサービスからのデータでAI分析し、データベースサービスに結果を記録する
フォームサービスで収集したBI関連のデータをトリガーとして、AIが売上傾向などを分析し、その結果や戦略提案を自動的にデータベースサービスへ記録することができるので、手動でのデータ入力や分析作業の手間を大幅に削減し、常に最新の洞察に基づいたアクションを取れるようになります。
GoogleフォームでBIデータが送信されたら、OCRしAIで売上傾向を分析してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したBI関連のデータ、例えば画像やPDF内の数値を手作業で転記し、傾向分析後にNotionへ入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に、複数ステップにわたる処理は時間がかかり、入力ミスも発生しやすいため大きな負担になることがあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、添付されたファイルのOCR処理、AIによる売上傾向分析、そしてNotionへの自動追加までを一気通貫で行い、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたBIデータを手作業で分析、Notionに記録している方
- 画像やPDF内のデータをOCRで読み取り、AIで分析する業務を効率化したい担当者の方
- Notionを活用したデータ集約と分析業務の自動化に関心があるビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのデータ送信からNotionへの分析結果追加までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の処理時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記ミスや、AI分析結果の入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Notion、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストデータをもとに売上傾向を分析します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、ファイル内のどの部分から、どのような文字列を読み取るのかを任意で設定できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、売上傾向の分析方法やレポート形式など、詳細なプロンプトをユーザー自身で設定できるため、目的に応じた分析内容にカスタマイズしやすくなっています。
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、どのデータベースに追加するかはもちろん、固定の値を入力したり、前段のオペレーションで取得したデータをどのプロパティに動的な値として埋め込むかなどを柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ストレージサービス上のデータでAI分析し、データベースサービスに結果を記録する
ストレージサービスにアップロードされたBIデータファイル（CSVやExcelなど）をAIが自動で読み取り・分析し、その洞察や戦略的提案をデータベースサービスに整理して保存することで、散在しがちなデータソースを一元的に管理しつつ、価値ある情報を効率的に抽出・活用できます。
DropboxにBIデータがアップロードされたら、OCRしAIで売上傾向を分析してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
DropboxにBIデータがアップロードされるたび、手作業で内容を確認し、分析、そしてGoogle スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか。また、手作業による情報の読み取りミスや分析の属人化も課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによる文字抽出、AIによる傾向分析、そしてGoogle スプレッドシートへの自動記録までを一気通貫で行い、これらの業務課題の解消を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存されたBIデータの分析や転記作業を自動化したい方
- OCRやAIを活用して、データ分析の効率化や精度向上を目指している担当者
- Google スプレッドシートへの手作業によるデータ入力の負担を減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた分析や入力の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、AI分析の指示のばらつきなどを防ぎ、業務の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続くオペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したBIデータをダウンロードします。
- その後のオペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- そしてオペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストデータをもとに売上傾向などを分析させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる分析結果などを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、BIデータがアップロードされる特定のフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能のアクション設定では、対象ファイルから読み取るテキストの抽出項目を、分析に必要な情報に応じて任意でカスタムしてください。
- AI機能のアクション設定では、売上傾向分析などのためのプロンプト（指示文）を自由にカスタムでき、定型文や前段階のOCR機能で取得した情報を変数として設定することも可能です。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、各列に対して、前段階で取得したAIの分析結果やファイル情報などを割り当てたり、固定値を設定したりするなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールツールからのデータでAI分析し、データベースサービスに結果を記録する
特定のメールで受信したBI関連の添付ファイルや本文情報をAIが解析し、重要なポイントや傾向分析、戦略案を抽出してデータベースサービスに自動登録するので、メールでの情報共有が多いチームでも、見逃しを防ぎ、迅速にデータを活用したアクションへと繋げることが可能です。
GmailでBIデータを受信したら、OCRしAIで売上傾向を分析してAirtableに登録する
試してみる
■概要
日々GmailでBIデータ（売上レポートなど）のメールを受信し、添付された画像やPDFから数値を読み取り、そのデータをもとにAIで売上傾向を分析し、結果をAirtableに入力する、といった定型業務に追われていませんか？このワークフローは、Gmailでのメール受信をトリガーに、OCR機能での文字抽出、AI機能による傾向分析、そしてAirtableへのデータ登録までの一連の流れを自動化し、手作業による負担やミスを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するBIデータ（画像やPDF）の情報を手作業でAirtableへ転記している方
- OCR処理やAIを用いたデータ分析作業に多くの時間を費やし、コア業務に集中できない方
- BIデータの分析や入力におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでのBIデータ受信からAirtableへの登録までのプロセスを自動化し、手作業の時間を短縮することで、より重要な業務に時間を活用できます。
- 手作業によるデータ抽出、分析、入力の際の転記ミスや判断の誤りを防ぎ、データ活用の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、BIデータが添付されたメールを検知できるようにします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、受信したメールの添付ファイルから必要なデータを抽出します。
- さらに、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したデータをもとに売上傾向などを分析させます。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションを設定して、AIが分析した結果を指定のテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、BIデータ関連のメールに付与している特定のラベルを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイル（画像やPDF）内のどの部分の情報を抽出するか、抽出項目を任意でカスタムできます。
- AI機能では、売上傾向分析など、目的に応じたテキストを生成するための指示（プロンプト）を任意でカスタムでき、定型文や前段階のOCR機能で取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
- Airtableのオペレーション設定では、分析結果を登録するテーブルの各フィールド（項目）に対して、AI機能で生成したテキストやその他の情報をどのように割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームからのデータでAI分析し、戦略を記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GoogleフォームでBIに関するデータが送信された際に、AIがそのデータを分析し、売上傾向や戦略提案を生成してNotionのデータベースに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム、Google Drive、Notionのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定、AIによる文字読み取り設定とテキスト生成設定、Notionのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GoogleフォームでBIデータが送信されたら、OCRしAIで売上傾向を分析してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したBI関連のデータ、例えば画像やPDF内の数値を手作業で転記し、傾向分析後にNotionへ入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に、複数ステップにわたる処理は時間がかかり、入力ミスも発生しやすいため大きな負担になることがあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、添付されたファイルのOCR処理、AIによる売上傾向分析、そしてNotionへの自動追加までを一気通貫で行い、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたBIデータを手作業で分析、Notionに記録している方
- 画像やPDF内のデータをOCRで読み取り、AIで分析する業務を効率化したい担当者の方
- Notionを活用したデータ集約と分析業務の自動化に関心があるビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのデータ送信からNotionへの分析結果追加までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の処理時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記ミスや、AI分析結果の入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Notion、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストデータをもとに売上傾向を分析します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、ファイル内のどの部分から、どのような文字列を読み取るのかを任意で設定できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、売上傾向の分析方法やレポート形式など、詳細なプロンプトをユーザー自身で設定できるため、目的に応じた分析内容にカスタマイズしやすくなっています。
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、どのデータベースに追加するかはもちろん、固定の値を入力したり、前段のオペレーションで取得したデータをどのプロパティに動的な値として埋め込むかなどを柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Googleフォームの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Notionの連携
1.検索する
検索ボックスにNotionと入力し、Notionのアイコンをクリックします。
2.アクセスリクエスト
画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。
3.ページを選択する
Notionで作成済みのページが表示されます。「アクセスを許可する」を押しましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
GoogleフォームでBIデータが送信されたら、OCRしAIで売上傾向を分析してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したBI関連のデータ、例えば画像やPDF内の数値を手作業で転記し、傾向分析後にNotionへ入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に、複数ステップにわたる処理は時間がかかり、入力ミスも発生しやすいため大きな負担になることがあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、添付されたファイルのOCR処理、AIによる売上傾向分析、そしてNotionへの自動追加までを一気通貫で行い、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたBIデータを手作業で分析、Notionに記録している方
- 画像やPDF内のデータをOCRで読み取り、AIで分析する業務を効率化したい担当者の方
- Notionを活用したデータ集約と分析業務の自動化に関心があるビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのデータ送信からNotionへの分析結果追加までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の処理時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記ミスや、AI分析結果の入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Notion、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストデータをもとに売上傾向を分析します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、ファイル内のどの部分から、どのような文字列を読み取るのかを任意で設定できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、売上傾向の分析方法やレポート形式など、詳細なプロンプトをユーザー自身で設定できるため、目的に応じた分析内容にカスタマイズしやすくなっています。
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、どのデータベースに追加するかはもちろん、固定の値を入力したり、前段のオペレーションで取得したデータをどのプロパティに動的な値として埋め込むかなどを柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
1.それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わりますので、ここで連携するアカウントとアクションを設定しましょう。タイトルやアカウント情報は、ステップ1で入力した内容がそのまま表示されます。タイトルはわかりやすい名前に自由に変更可能です。
トリガーアクションはテンプレート通り「フォームに回答が送信されたら」のままで問題ありません。
設定が終わったら「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、トリガーとして使用するGoogleフォームの設定を行います。
もしまだ対象のGoogleフォームを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなGoogleフォームを準備しました。
また、この後のテスト操作で、実際にフォームから回答を送信する必要があるため、忘れずに入力しておいてください。
Googleフォームの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
- トリガーの起動間隔：プランによって異なるので注意が必要です。特にこだわりがなければ、一番短い起動時間の設定で問題ありません。
※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
- フォームID：入力欄の下にある説明を参考に、先ほど作成したGoogleフォームのIDを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。成功すれば、下部にアウトプットが表示されます。
Googleフォームで送信した内容がきちんと反映されていれば問題ありません！
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、こちらを参考にしてみてくださいね。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：Google Driveのアクション設定
1.次に、Googleフォームの回答で添付されたファイルがGoogle Driveに保存されているので、それをダウンロードする設定をしましょう。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
※アプリの仕様によっては300MB未満になることがあります。各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらのヘルプページをご覧ください。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「ファイルをダウンロードする」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、Google Driveに保存されているファイルの指定を行います。
ファイルIDの入力欄をクリックし「取得した値」タブを選択すると、下記のようなアウトプットが表示されます。GoogleフォームのファイルIDを選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のようなダウンロードボタンとアウトプットが表示されるので、書類をダウンロードして指定した書類で合っているかチェックしましょう。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：AIによる文字読み取り設定
1.次に、先ほどダウンロードしたファイル画像から文字を読み取る設定をしましょう。まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.画面が遷移するので、「タイトル」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。記載されている文字の数だけプロンプトを設定できます。文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
「OCRで文字を抽出」の設定方法
3.ここでは、前のステップでダウンロードしたファイル画像から何の文字を抽出したいのか具体的に設定していきます。
下記を参考に、それぞれの項目を入力しましょう。
- ファイルの添付方法：下記のように設定すると、先ほどダウンロードしたファイルが指定できますので、参考にしてください。
- 追加で抽出したい項目：対象のファイルから抽出したい項目を入力しましょう。複数ある場合はカンマ区切りで指定してください。今回は、下記のように抽出したい項目を設定しました。
- 使用するAI：お好みに合わせて、使用したいAIをプルダウンから選択してください。
- 言語：ここには、対象ファイルの言語を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。指定した項目が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：AIによるテキスト生成設定
1.次に、先ほどファイルから読み取った文字を、AIを用いて分析するための設定をしましょう。まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わるので、タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をしてください。
「テキストを生成する」の設定方法
アクションは、デフォルトで「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が選択されています。先ほどと同様に、文字数と消費タスク量に注意して任意で変更してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進みましょう。
3.ここでは、AIに対しての具体的な指示を設定します。
プロンプト欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので、先ほど抽出したテキストを選択しましょう。
アウトプットを活用して、お好みでカスタマイズしてください。
言語欄には、入力欄下の注釈を参考に指定の言語を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功するか確認してください。下記のような生成結果がアウトプットされればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ7：Notionのアクション設定
1.先ほど生成したテキストをNotionに追加するための設定をしましょう。まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が遷移するので、データを追加したいNotionの具体的な設定をしましょう!
まだデータを追加したいNotionのページを作成していない場合は、このタイミングで作ってください。今回は、下記のようなNotionのページを作ったので、こちらにデータを追加する設定をしていきます。
Notionの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容がそのまま入力されてますが、タイトルは好きな名前に変更できます。
実行アクションは「レコードを追加する」のままでOKです！
ページを下に進み、「データベースの連携」項目を入力していきましょう。
「データベースID」には、入力欄下の注釈を参考に先ほど準備したNotionページのURLよりデータベースIDを入力しましょう。
入力が完了したら、「次へ」を押して進んでください。
3.ここでは、Notionのどのレコードにデータを反映させるかを設定します。各入力欄をクリックすると、下にアウトプットが表示されるので、反映したいものを選んでください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、下記のように生成したテキストと今日の日付を追加するよう設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。指定したNotionにデータが反映しているはずなので、チェックしてみましょう。
下記のように、設定した通りのレコードが追加されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ8：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
テキスト生成機能を用いたその他の自動化事例
AIのテキスト生成機能を使った自動化は、今回ご紹介した自動化フロー以外にも様々な業務に応用できます。
メールで受信した問い合わせ内容を自動で分析し、返信するなど、手入力に頼っていた部分もAI活用で負担を大幅に削減可能です。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Discordに投稿された文章を自動的に翻訳・校正し、返信する
試してみる
■概要
海外メンバーとのやり取りで、Discord上での翻訳や文章の校正に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、意図しない誤訳のリスクも伴います。
このワークフローは、Discordに投稿されたメッセージをChatGPTが自動で翻訳・校正し、返信までを一貫して実行します。
言語の壁を越えた円滑なコミュニケーションをサポートし、対応業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外メンバーとの円滑なコミュニケーションのため、Discordでの投稿を自動翻訳したい方
- Discordでのやり取りにおける、文章の校正や品質チェックを効率化したいチームリーダーの方
- 多言語対応のコミュニティ運営で、返信対応の工数を削減したいと考えている運営担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿に対してChatGPTが自動で翻訳・校正し返信するため、手作業での対応時間を短縮することができます。
- 手動での翻訳ミスや不適切な表現での返信といったヒューマンエラーを防ぎ、コミュニケーション品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメッセージを翻訳・校正するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを指定のチャンネルに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、メッセージの受信を検知するチャンネルを任意で指定してください。
特定のチャンネルのみを対象に自動化が可能です。 - ChatGPTのオペレーションでは、翻訳先の言語や校正のトーン＆マナーなど、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。
また、トリガーで取得したメッセージ内容などを変数としてプロンプトに組み込むことも可能です。
■注意事項
- Discord、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Dropboxに配送データがアップロードされたら、OCRで読み取りAIで分析してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされる配送データ。その後のOCR処理、AI分析、そしてGoogle スプレッドシートへの入力作業に、多くの時間と手間がかかっていませんか？手作業によるミスも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、一連のデータ処理と記録を自動化し、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで配送伝票などのデータを管理し、その後の処理に手間を感じている方
- OCRやAIを活用してデータ処理の精度と速度を向上させたいと考えている方
- Google スプレッドシートへのデータ入力作業の自動化で業務効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、データ処理にかかる時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ登録画面からDropboxとGoogle スプレッドシートを連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションではじめに、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をもとに分析や要約などを行います。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストや抽出データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、配送データがアップロードされる特定のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイル形式や、抽出したい項目（例：送り先住所、品名、数量など）を配送データのフォーマットに合わせて任意でカスタム可能です。
- AI機能では、OCRで抽出した情報をどのように分析・要約するかなど、テキストを生成するためのプロンプトを業務内容に応じて任意でカスタムできます。前段階で取得した情報をプロンプト内に変数として組み込むことも可能です。
- Google スプレッドシートのアクションでは、データを書き込むシートや、どの列にどの情報を記録するかといったマッピングを、前段階で取得した情報や固定値を活用して柔軟にカスタム可能です。
- さらに、処理結果を通知するために、各種チャットツールへメッセージを送信するオペレーションを追加することも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する
試してみる
■概要
Gmailに届く大量の問い合わせメールに対し、一件ずつ内容を確認して返信するのは手間がかかるのではないでしょうか？
重要な業務でありながらも、対応に追われて本来のコア業務に集中できないという課題を抱える方も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した問い合わせ内容をAIが自動で解析し、返信文の生成から送信までを自動化できるため、こうした対応業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当の方
- AIを活用して、顧客への一次返信の速度と質を向上させたいチームリーダーの方
- 手作業による返信対応でのミスや、対応の漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの問い合わせ受信をトリガーに、AIによる返信文の生成と送信が自動化されるため、これまで手作業で行っていた対応時間を短縮できます。
- 手動での返信作業が不要になることで、担当者の負担を軽減し、返信漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、受信したメール内容をもとに返信文を生成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Gmailを選択し、「メールを送る」アクションで、生成された文章を本文としてメールを自動で返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動返信の対象としたいメールを特定するためのキーワード（例：「問い合わせ」「質問」など）を任意で設定してください。
- テキスト生成機能では、生成する文章の文字数や、返信文のトーンなどを指示するプロンプト、出力したい言語などを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、返信先のメールアドレスや件名、本文に含める署名などを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionに顧客情報が追加されたら、AIでタグ付けをしてAirtableに追加する
試してみる
■概要
Notionに新しい顧客情報が追加されるたびに、手作業で内容を確認し、適切なタグを考え、さらにAirtableへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか？ 特に、これらの情報を関連付けて管理する場合、手入力によるミスや作業の遅延は避けたいものです。 このワークフローを活用すれば、Notionへの顧客情報追加をきっかけに、AIが自動でタグ付けを行いAirtableへ情報を追加するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとAirtableで顧客情報を管理し、手動での情報連携に手間を感じている方
- AIを活用して顧客データへのタグ付けを自動化し、分析や分類を効率化したい方
- 顧客管理プロセスの自動化を進め、コア業務に集中できる時間を増やしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報追加からAirtableへの登録、AIによるタグ付けまでが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるタグの付け忘れや分類ミス、データ転記時の入力誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定し、Notionで新しい顧客情報ページが作成された際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した顧客情報に基づいてAIが適切なタグを生成します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、生成されたタグと共に顧客情報をAirtableの指定したテーブルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような情報を基に、どのような種類のタグを生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）を設定することで、AIによるタグ付けの精度や内容を調整できます。
- Airtableの「レコードを作成」オペレーションでは、Airtableのどのテーブルに情報を追加するか、NotionやAI機能から取得したどの情報をAirtableのどのフィールドに割り当てるか、また固定値を入力するかなどを任意で設定できます。
■注意事項
- Notion、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
Zendeskにチケットが作成されたら、AIで返答案を生成してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Zendeskでの顧客対応において、一件一件チケットを確認し、返信文を作成するのは時間がかかる業務ではないでしょうか？
特に、同様の問い合わせが多い場合でも、手作業での対応は手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zendeskに新しいチケットが作成されると、AIが自動で返信案を生成してMicrosoft Teamsへ通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskでの問い合わせ対応に多くの時間を割かれているカスタマーサポート担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チームで迅速なチケット対応を行いたいと考えている方
- AIを用いて定型的な返信作成業務を自動化し、業務効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskのチケット内容に基づきAIが返信案を自動生成するため、返信文作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業による返信文作成時の誤字脱字や、担当者ごとの表現のばらつきといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、Zendeskのチケット内容を元にした返信案を生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した返信案を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskのトリガー設定では、利用しているZendeskのサブドメインを任意で設定してください。
- テキスト生成機能では、生成するテキストの文字数や、Zendeskのチケット内容を元にした返信案のプロンプト、出力したい言語を任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先のチームIDやチャネルID、送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- ZendeskとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
BIデータをAIで分析し、戦略提案などを自動生成する仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていたデータ集計、分析、レポート作成といった煩雑な業務から解放され、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。これにより、データに基づいた客観的な洞察を迅速に得ることができ、より質の高い意思決定や戦略立案に注力できるため、ビジネス全体の生産性向上に大きく貢献するでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしBIデータのAI活用による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによるデータドリブンな業務改善を体験してみてください！
