DropboxにBIデータがアップロードされたら、OCRしAIで売上傾向を分析してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

DropboxにBIデータがアップロードされるたび、手作業で内容を確認し、分析、そしてGoogle スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか。また、手作業による情報の読み取りミスや分析の属人化も課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによる文字抽出、AIによる傾向分析、そしてGoogle スプレッドシートへの自動記録までを一気通貫で行い、これらの業務課題の解消を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存されたBIデータの分析や転記作業を自動化したい方
• OCRやAIを活用して、データ分析の効率化や精度向上を目指している担当者
• Google スプレッドシートへの手作業によるデータ入力の負担を減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• DropboxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた分析や入力の時間を削減できます。
• 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、AI分析の指示のばらつきなどを防ぎ、業務の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続くオペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したBIデータをダウンロードします。
4. その後のオペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
5. そしてオペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストデータをもとに売上傾向などを分析させます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる分析結果などを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、BIデータがアップロードされる特定のフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能のアクション設定では、対象ファイルから読み取るテキストの抽出項目を、分析に必要な情報に応じて任意でカスタムしてください。
• AI機能のアクション設定では、売上傾向分析などのためのプロンプト（指示文）を自由にカスタムでき、定型文や前段階のOCR機能で取得した情報を変数として設定することも可能です。
• Google スプレッドシートのアクション設定では、各列に対して、前段階で取得したAIの分析結果やファイル情報などを割り当てたり、固定値を設定したりするなど、柔軟にカスタムできます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。