■概要
Dropboxにアップロードされる配送データ。その後のOCR処理、AI分析、そしてGoogle スプレッドシートへの入力作業に、多くの時間と手間がかかっていませんか？手作業によるミスも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、一連のデータ処理と記録を自動化し、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで配送伝票などのデータを管理し、その後の処理に手間を感じている方
- OCRやAIを活用してデータ処理の精度と速度を向上させたいと考えている方
- Google スプレッドシートへのデータ入力作業の自動化で業務効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、データ処理にかかる時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ登録画面からDropboxとGoogle スプレッドシートを連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションではじめに、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をもとに分析や要約などを行います。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストや抽出データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、配送データがアップロードされる特定のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイル形式や、抽出したい項目（例：送り先住所、品名、数量など）を配送データのフォーマットに合わせて任意でカスタム可能です。
- AI機能では、OCRで抽出した情報をどのように分析・要約するかなど、テキストを生成するためのプロンプトを業務内容に応じて任意でカスタムできます。前段階で取得した情報をプロンプト内に変数として組み込むことも可能です。
- Google スプレッドシートのアクションでは、データを書き込むシートや、どの列にどの情報を記録するかといったマッピングを、前段階で取得した情報や固定値を活用して柔軟にカスタム可能です。
- さらに、処理結果を通知するために、各種チャットツールへメッセージを送信するオペレーションを追加することも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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